Die E-Mail – im Duden aufgeführt als „elektronischer Daten- und Nachrichtenaustausch über Computer“ – wurde vor über 40 Jahren erfunden. Vor 30 Jahren, am 3. August 1984, kam die erste E-Mail auch in Deutschland an. Heute gilt sie als wichtigster und meistgenutzter Dienst des Internets und als DAS Kommunikationsmittel in Unternehmen.
Doch gerade da liegt das Problem: Mittlerweile wird dieses Medium überkonsumiert. Wenn man Martin Fiegler fragt, Geschäftsführer bei PSS professional sales services und Coach für E-Mail-Management und Stressbewältigung am Arbeitsplatz, dann sind E-Mails „Zeitfresser und Meister der Ablenkung“.
PSS professional sales services ist ein Unternehmen, welches sich dem ganzheitlichen Vertrieb angenommen hat. Der Zusammenschluss von Vertriebs- und Marketingprofis berät und betreut in den Bereichen Direkt-Marketing, Dialog-Marketing, Datenbankmanagement, Kampagnenmanagement und PR.
Neben Coachings und Trainings, die angeboten werden, agiert das Team um Martin Fiegler auch am „Point of Sale“ selbst und hilft seinen Kunden bei Telefonakquise, Leadgenerierung, Bestandskundenpflege und vielem mehr.
Für netzorange hat PSS beispielsweise schon Seminare zu den Themen „Zeit- und Selbstmanagement“ und „Vertrieb am Telefon“ durchgeführt.
E-Mails machen die Hälfte des Arbeitstages aus
Weltweit versenden und empfangen Unternehmen tagtäglich über 108 Milliarden E-Mails. Studien prognostizieren, dass diese Zahl bis zum Jahr 2018 auf fast 140 Milliarden steigen wird.
62 Prozent aller Empfänger sind genervt von dem Lesen sinnloser Mailings. Nur 14 Prozent der täglichen E-Mails werden als wichtig für die Arbeit angesehen. Durchschnittlich 4 Stunden am Tag verbringen wir mit unserem Postfach – damit bestimmen Mails etwa 50 Prozent des ganzen Arbeitstages. Die Nachrichten, die außerhalb des Büros empfangen werden, sind da noch nicht mit eingerechnet.
Wie Sie Herr über den “digitalen Stress” werden
Doch es gibt eine gute Nachricht: Natürlich kann man dem entgegenwirken. PSS und netzorange zeigen Ihnen 17 Tipps, wie Sie selbst aktiv werden können, um die E-Mail von einem nervenden Kommunikationsmedium wieder zu einem effektiven zu machen. Probieren Sie aus, welche Methoden für Sie persönlich funktionieren und motivieren Sie auch Ihre Mitarbeiter und Kollegen – denn: Einer muss den Anfang machen! Und wenn erst mal ein Anfang gemacht ist, läuft es meist wie von selbst…
E-Mail-Tipp No. 1: Checken Sie Ihre Mails nur zweimal pro Tag
Sonst werden Sie zum Sklaven Ihrer E-Mails. Schalten Sie den Benachrichtigungsmodus aus und versehen Sie Ihre Ausgangsmails mit dem Hinweis, dass Sie sich den eingehenden Mails nur zweimal am Tag widmen.
E-Mail-Tipp No. 2: Gleich beantworten Der größte Vorteil von E-Mails ist wohl auch deren größter Fluch: die Schnelligkeit. Dadurch werden häufig mehr verschickt als nötig. Gewöhnen Sie sich daher an, eine Mail nach dem Lesen entweder gleich zu löschen oder zu beantworten. Brauchen Sie für die Antwort noch etwas Zeit, schreiben Sie eine Kurz-Mail als Zwischennachricht.
E-Mail-Tipp No. 3: Kurz-Mails nutzen
Bringen Sie Ihre Antwort in der Betreffzeile unter mit dem Hinweis „eom“ (end of message). Der Empfänger der Mail muss diese dann nicht öffnen. Beispiel: „Danke f. mail, melde mich bis 18.9.09 (eom)“
E-Mail-Tipp No. 4: Lassen Sie sich aus den Verteilern streichen
Der beste Weg, mit einem Problem fertig zu werden, besteht darin, es erst gar nicht zu einem Problem werden zu lassen. Wenn Sie viele unerwünschte Mails bekommen, bitten Sie darum, aus dem jeweiligen Verteiler ausgetragen zu werden. Das schließt Mails, die häufig sicherheitshalber via „CC“ verschickt werden, ein.
E-Mail-Tipp No. 5: CC sparsam verwenden
Da das Versenden von E-Mails an viele Empfänger ein Klacks ist, nutzen das diejenigen gerne aus, die sich nach allen Seiten absichern wollen.
E-Mail-Tipp No. 6: Beschäftigen Sie sich mit jeder E-Mail nur einmal
Also nicht überfliegen und sich vornehmen, später darauf zu antworten, sondern gleich zur Tat schreiten und sofort entscheiden, was damit zu tun ist. Es gibt die drei bekannten Möglichkeiten: Löschen, beantworten oder aus triftigem Grund verschieben.
E-Mail-Tipp No. 7: E-Mails aufteilen
Sammeln Sie nicht alle E-Mails in Ihrem Posteingangsordner, sondern teilen Sie die Mails in entsprechende Unterordner auf. Überprüfen Sie regelmäßig, was gelöscht werden kann.
E-Mail-Tipp No. 8: Ungeöffnet löschen
Auch wenn Sie einen guten Spam-Filter haben: Schauen Sie vor dem Lesen die eingegangenen Mails nach Absender und Betreff genau durch. Eine Reihe von Mitteilungen können Sie oft ungelesen löschen.
E-Mail-Tipp No. 9: Kürzel für Betreffzeile festlegen
Um Zeit zu sparen, ist es sinnvoll, mit Ihren Kollegen bestimmte Abkürzungen zu vereinbaren. So wird aus der Betreffzeile schnell ersichtlich, was zu tun ist. Beispiel: „se“ (sofort erledigen) für Sachen, die kurzfristig abgearbeitet werden müssen oder „Info“ für Dinge, die nicht so eilig sind.
E-Mail-Tipp No. 10: Autoresponder benutzen
Platzt Ihr Postkasten nach dem Urlaub aus allen Nähten? Dann haben Sie wahrscheinlich vergessen, den in den meisten E-Mail-Programmen oder beim Provider installierten Autoresponder namens „out of office“ einzuschalten. Nutzen Sie ihn und alle E-Mail-Versender erhalten die Nachricht, dass Sie a) nicht da und b) wann wieder erreichbar sind.
E-Mail-Tipp No. 11: Fasse dich kurz…
…stand früher sogar in den Telefonzellen. Machen sie daraus eine positive Gewohnheit und halten Sie sich an den Spruch: „In der Kürze liegt die Würze.“ Die Empfänger werden es Ihnen danken.
E-Mail-Tipp No. 12: Entkommen Sie dem Sägeblatteffekt
Schreiben Sei Ihre E-Mails nicht verteilt über den ganzen Tag. Nutzen Sie ein bestimmtes Zeitfenster und beantworten Sie in diesem so viele E-Mails wie möglich. Das ist sehr effektiv, zerreißt Ihnen nicht den Tag und zermürbt auch nicht Ihre Konzentration, wie es bei dem Sägeblatteffekt der Fall ist. Sonst fühlen Sie sich am Ende des Arbeitstages wie erschlagen.
E-Mail-Tipp No. 13: Die Geister, die ich rief…
…werde ich nun nicht mehr los. Sagte jedenfalls Goethes Zauberlehrling. Damit es Ihnen nicht auch so mit Ihren E-Mails geht, denken Sie bitte daran: Je mehr Sie davon schreiben, desto mehr bekommen Sie zurück. Eine einfache Sache. Überlegen Sie genau, ob es immer eine Mail sein muss oder ob es nicht auch ein Fax oder ein Telefonat tut.
E-Mail-Tipp No. 14: Hamstern Sie gerne?
Lassen Sie es sein, insbesondere, wenn es um die Speicherung Ihrer E-Mails geht. Da Sie wenig Speicherplatz beanspruchen, werden Sie verleitet, alles aufzuheben, was scheinbar aufhebenswert ist. Spätestens wenn Sie etwas suchen, werden Sie sich dafür verfluchen. Also: Löschen Sie gnadenlos, was Sie nicht mehr brauchen!
E-Mail-Tipp No. 15: Aufräumen ist angesagt
Sie kennen Ihre Leistungstiefs? Ein guter Zeitpunkt, um sich mit dem Aufräumen Ihres E-Mail-Archivs zu beschäftigen. Sie müssen dabei nicht hochkonzentriert sein, haben aber nach dieser Aktion ein verdammt gutes Gefühl, etwas Positives geleistet zu haben.
E-Mail-Tipp No. 16: Die Zwei-Minuten-Regel
Beantworten Sie Ihre E-Mails nur dann sofort, wenn es schnell geht. Schnell heißt in diesem Falle maximal zwei Minuten. Denn eine detaillierte Antwort braucht Zeit. Die Sie sich auch nehmen sollten – später.
E-Mail-Tipp No. 17: Separate E-Mail-Adresse
Legen Sie sich eine separate E-Mail-Adresse zu, die Sie nur ausgewählten Personen zukommen lassen und die Sie nur nutzen, um wirklich wichtige Informationen zu empfangen oder zu versenden.
„Die Betreuung unserer Windows-Systeme durch netzorange ist sehr kompetent und die Kommunikation mit dem Team ausgesprochen unkompliziert. Die Kombination macht die Zusammenarbeit so angenehm.
Die Managed Firewall ist für uns eine effiziente Lösung, um unser Unternehmensnetzwerk mit einem stets aktuellen Schutz abzusichern.“
„Wir sind sehr froh, dass wir endlich eine IT-Firma gefunden haben, die auch unsere Sprache spricht. Auch wenn es um kompliziertere Sachverhalte geht, schaffen es die Techniker von netzorange immer, auf den Punkt zu kommen und die Angelegenheit auch für Benutzer verständlich zu erklären.“
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