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Ablauf von Office 365 Software – was passiert mit meinen Daten?Die Nutzung von Office 365 Abonnements ist für viele Unternehmen eine flexible Alternative zum Kauf des Softwarepakets geworden. Allerdings sind diese Abonnements dann nur zeitlich begrenzt nutzbar. Wer das Paket nach Ablauf der Lizenz weiter nutzen möchte, muss sich um eine Verlängerung kümmern. Kunden, die in Zukunft auf Office 365 verzichten wollen, sollten sich hingegen rechtzeitig über eine Sicherung der eigenen Daten Gedanken machen. Denn bei einer fehlenden Lizenz werden Kundendaten nach einer gewissen Zeit wieder gelöscht. Und der unternehmerische Schaden, der daraus entsteht, kann enorm sein.
Die vier Phasen des Office 365 LebenszyklusInsgesamt lässt sich der Lebenszyklus eines Office 365-Pakets in vier Phasen unterteilen:
Office 365 nach Ablauf weiter nutzen – Verlängerung der SoftwareWenn ein Abonnement über Office 365 abläuft, ergeben sich dementsprechend verschiedene Handlungsoptionen. Zum einen besteht die Möglichkeit, das Abonnement zu verlängern. Die bequemste Verlängerung ist, wenn man die automatische Verlängerung innerhalb des Admin Centers aktiviert hat. Sollten Kunden über eine Open-Volumenlizenz verfügen, sollte man sich hingegen an den eigenen Partner wenden, um einen neuen Product Key zu erwerben. Vorsicht: Die Verlängerung des Abonnements ist nur in den ersten drei Phasen möglich. Sobald die Deaktivierungsphase endet, endet auch das Abonnement endgültig und alle nicht gesicherten Daten gehen verloren. Auslaufen lassen von Office 365Zum anderen besteht die Möglichkeit, ein Abonnement einfach auslaufen zu lassen. Hier sind für den Kunden keine weiteren Schritte zu ergreifen. Lediglich die Funktion der automatischen Verlängerung sollte bei Kreditkarten- und Rechnungskunden deaktiviert werden. In jedem Fall gilt allerdings: Soll ein Abonnement von Office 365 auslaufen und die Software in Zukunft nicht mehr genutzt werden, müssen alle wichtigen Daten innerhalb der ersten drei Phasen gesichert werden, damit diese nach der Beendigung nicht verloren gehen.
Office 365 Abonnement vorzeitig kündigenDarüber hinaus steht es natürlich jedem Office 365 Nutzer frei, sein Abonnement vor dem offiziellen Ablauftermin zu kündigen. In einem solchen Fall beginnt sofort die Deaktivierungsphase. Mit anderen Worten: Nur noch der Administrator hat insgesamt 90 Tage Zugriff auf Daten und Services. Daher sollte bei einer geplanten Kündigung die Datensicherung bereits im Vorfeld beginnen. Außerdem sollte man sich darüber im Klaren sein, dass eine vorzeitige Kündigung gegebenenfalls Gebühren wegen vorzeitiger Beendigung zur Folge haben kann (siehe weiterführende Links am Artikelende). Was bei einer Deaktivierung von Office Software durch Microsoft passiertHin und wieder kann es auch vorkommen, dass Microsoft von selbst in der Mitte des Bereitstellungszeitraums das Abonnement deaktiviert. Dies passiert beispielsweise, wenn ein Rechnungsbetrag nicht gezahlt wurde. In einem solchen Fall befindet sich der Kunde wieder in der bereits beschriebenen Deaktivierungsphase und Administratoren haben 90 Tage lang Zeit, entweder alle Daten zu sichern oder die versäumte Rechnung zu zahlen, um die Software wieder in den aktiven Zustand zu versetzen. Dann stehen alle Daten wieder in vollem Umfang zur Verfügung.
Umgang mit Office 365 TestversionenEine weitere Besonderheit stellt die Nutzung von Office 365 Testversionen dar. Sollte solch eine Version ablaufen, beginnt automatisch eine Nachfrist von 30 Tagen, während der man die Möglichkeit hat, Office 365 zu kaufen. In gewissen Fällen kann man bei Microsoft sogar eine Verlängerung der Testversion beantragen. Das ist interessant, wenn man beispielsweise die Evaluierung von Office 365 im Arbeitsalltag noch nicht beendet hat. Sollte ein Kunde sich während der Testphase dazu entschließen, Office 365 nicht weiter nutzen zu wollen, kann man die Version einfach und problemlos auslaufen lassen. Allerdings gilt auch hier: Nach Beendigung der 30-Tage-Nachfrist besteht keine Möglichkeit mehr, auf produzierte Daten zuzugreifen. Daher empfiehlt sich wieder eine rechtzeitige Sicherung. Nur Zugänglichkeit der Daten reicht nicht – Empfehlung von Backup-MechanismenAllerdings sollten diese Fristen und Regelungen über eine Tatsache nicht hinwegtäuschen: Selbst bei einer fortlaufenden Nutzung eines Office 365 Abonnements sollte die Datensicherung immer eine priorisierte Rolle spielen. Denn nur, weil man über den Zugang zu den eigenen Daten, die an Office 365 gekoppelt sind, verfügt, bedeutet das nicht, dass diese auch dauerhaft sicher sind. Daher sollte jedes Unternehmen angemessene und regelmäßige Backup-Mechanismen durchführen. Nur so ist eine dauerhafte Sicherheit der Daten gewährleistet. Weiterführende Informationen zum Thema Office 365: |
