Ablauf von Office 365 Software – was passiert mit meinen Daten?

Die Nutzung von Office 365 Abonnements ist für viele Unternehmen eine flexible Alternative zum Kauf des Softwarepakets geworden. Allerdings sind diese Abonnements dann nur zeitlich begrenzt nutzbar. Wer das Paket nach Ablauf der Lizenz weiter nutzen möchte, muss sich um eine Verlängerung kümmern. Kunden, die in Zukunft auf Office 365 verzichten wollen, sollten sich hingegen rechtzeitig über eine Sicherung der eigenen Daten Gedanken machen. Denn bei einer fehlenden Lizenz werden Kundendaten nach einer gewissen Zeit wieder gelöscht. Und der unternehmerische Schaden, der daraus entsteht, kann enorm sein.

Die vier Phasen des Office 365 Lebenszyklus

Insgesamt lässt sich der Lebenszyklus eines Office 365-Pakets in vier Phasen unterteilen:

• Phase 1: Die verwendete Lizenz für Office 365 ist aktiv. Diese Phase beschreibt den ganz normalen Nutzungszeitraum der Software. Administratoren und Benutzer können das Paket in vollem Lizenzumfang nutzen und haben Zugriff auf alle Office-Anwendungen und Daten.
• Phase 2: Sobald die Lizenz abgelaufen ist, beginnt die sogenannte Nachfrist. Sie beträgt in der Regel 30 Tage. Auch hier haben sowohl Administratoren und Benutzer noch in vollem Umfang Zugriff auf das Produkt und die eigenen Daten.
• Phase 3: Wenn die 30-tägige Nachfrist abgelaufen ist und das Office-Abonnement nicht erneuert wurde, beginnt die Phase, in der das Paket deaktiviert ist. In den folgenden 90 Tagen verfügen die Benutzer von Office 365 nicht mehr über Zugriffsrechte auf Daten und Anwendungen. Lediglich Administratoren haben noch einen Zugriff und können sich im Office 365 Admin Center anmelden. Allerdings besteht nun nicht mehr die Möglichkeit, Benutzern Lizenzen zu geben.
• Phase 4: Nach den 90 Tagen der Deaktivierungsphase wird endgültig die Bereitstellung von Office 365 aufgehoben. Nun verfügen auch Administratoren nicht mehr über Zugangsrechte. Alle Daten werden automatisch gelöscht und nicht gesicherte Inhalte gehen verloren.

Office 365 nach Ablauf weiter nutzen – Verlängerung der Software

Wenn ein Abonnement über Office 365 abläuft, ergeben sich dementsprechend verschiedene Handlungsoptionen. Zum einen besteht die Möglichkeit, das Abonnement zu verlängern. Die bequemste Verlängerung ist, wenn man die automatische Verlängerung innerhalb des Admin Centers aktiviert hat. Sollten Kunden über eine Open-Volumenlizenz verfügen, sollte man sich hingegen an den eigenen Partner wenden, um einen neuen Product Key zu erwerben.
Wenn Office 365 Business, Office 365 Small Business Premium oder Office 365 Midsize Business verwendet wird, gelten wiederum gesonderte Bestimmungen (siehe weiterführende Links am Artikelende).

Vorsicht: Die Verlängerung des Abonnements ist nur in den ersten drei Phasen möglich. Sobald die Deaktivierungsphase endet, endet auch das Abonnement endgültig und alle nicht gesicherten Daten gehen verloren.

Auslaufen lassen von Office 365

Zum anderen besteht die Möglichkeit, ein Abonnement einfach auslaufen zu lassen. Hier sind für den Kunden keine weiteren Schritte zu ergreifen. Lediglich die Funktion der automatischen Verlängerung sollte bei Kreditkarten- und Rechnungskunden deaktiviert werden.

In jedem Fall gilt allerdings: Soll ein Abonnement von Office 365 auslaufen und die Software in Zukunft nicht mehr genutzt werden, müssen alle wichtigen Daten innerhalb der ersten drei Phasen gesichert werden, damit diese nach der Beendigung nicht verloren gehen.

Office 365 Abonnement vorzeitig kündigen

Darüber hinaus steht es natürlich jedem Office 365 Nutzer frei, sein Abonnement vor dem offiziellen Ablauftermin zu kündigen. In einem solchen Fall beginnt sofort die Deaktivierungsphase. Mit anderen Worten: Nur noch der Administrator hat insgesamt 90 Tage Zugriff auf Daten und Services. Daher sollte bei einer geplanten Kündigung die Datensicherung bereits im Vorfeld beginnen.

Außerdem sollte man sich darüber im Klaren sein, dass eine vorzeitige Kündigung gegebenenfalls Gebühren wegen vorzeitiger Beendigung zur Folge haben kann (siehe weiterführende Links am Artikelende).

Was bei einer Deaktivierung von Office Software durch Microsoft passiert

Hin und wieder kann es auch vorkommen, dass Microsoft von selbst in der Mitte des Bereitstellungszeitraums das Abonnement deaktiviert. Dies passiert beispielsweise, wenn ein Rechnungsbetrag nicht gezahlt wurde.

In einem solchen Fall befindet sich der Kunde wieder in der bereits beschriebenen Deaktivierungsphase und Administratoren haben 90 Tage lang Zeit, entweder alle Daten zu sichern oder die versäumte Rechnung zu zahlen, um die Software wieder in den aktiven Zustand zu versetzen. Dann stehen alle Daten wieder in vollem Umfang zur Verfügung.

Umgang mit Office 365 Testversionen

Eine weitere Besonderheit stellt die Nutzung von Office 365 Testversionen dar. Sollte solch eine Version ablaufen, beginnt automatisch eine Nachfrist von 30 Tagen, während der man die Möglichkeit hat, Office 365 zu kaufen. In gewissen Fällen kann man bei Microsoft sogar eine Verlängerung der Testversion beantragen. Das ist interessant, wenn man beispielsweise die Evaluierung von Office 365 im Arbeitsalltag noch nicht beendet hat.

Sollte ein Kunde sich während der Testphase dazu entschließen, Office 365 nicht weiter nutzen zu wollen, kann man die Version einfach und problemlos auslaufen lassen. Allerdings gilt auch hier: Nach Beendigung der 30-Tage-Nachfrist besteht keine Möglichkeit mehr, auf produzierte Daten zuzugreifen. Daher empfiehlt sich wieder eine rechtzeitige Sicherung.

Nur Zugänglichkeit der Daten reicht nicht – Empfehlung von Backup-Mechanismen

Allerdings sollten diese Fristen und Regelungen über eine Tatsache nicht hinwegtäuschen: Selbst bei einer fortlaufenden Nutzung eines Office 365 Abonnements sollte die Datensicherung immer eine priorisierte Rolle spielen. Denn nur, weil man über den Zugang zu den eigenen Daten, die an Office 365 gekoppelt sind, verfügt, bedeutet das nicht, dass diese auch dauerhaft sicher sind. Daher sollte jedes Unternehmen angemessene und regelmäßige Backup-Mechanismen durchführen. Nur so ist eine dauerhafte Sicherheit der Daten gewährleistet.

Weiterführende Informationen zum Thema Office 365:

• Microsoft Office: Was geschieht mit meinen Daten und dem Zugriff darauf, wenn mein Office 365 Business-Abonnement endet?
• Microsoft Office: Verlängern von Office 365 Small Business Premium Lizenzen
• Microsoft Office: Gebühren wegen vorzeitiger Beendigung für Office 365