MailStore – Archivieren Sie Ihre E-Mails rechtskonform

Nach Paragraph 147 A0 des deutschen Bundessteuerrechtes müssen alle ein- und ausgehenden Handels- und Geschäftsbriefe eines Unternehmens dauerhaft verwahrt werden. Da dieses Gesetz jegliche Geschäftskorrespondenz umfasst, gilt die Aufbewahrung auch für E-Mails – mit Ausnahme von privaten Nachrichten. Viele Unternehmen sind in der Archivierungshandhabung verunsichert und geraten mit der Verwaltung der riesigen Datenmengen schnell an ihre Grenzen. Hier zeigen wir Ihnen, wie Sie dieses Problem mithilfe der benutzerfreundlichen Softwarelösung MailStore einfach umgehen können.

Herausforderungen der E-Mail-Archivierung

In Deutschland ist jedes Unternehmen, egal welcher Größe, gesetzlich dazu verpflichtet, die gesamte digitale Geschäftskorrespondenz für einen Zeitraum von sechs bis zehn Kalenderjahren zu archivieren. Hintergrund ist die Mitwirkungspflicht aller steuerpflichtigen Unternehmen bei einer möglichen Betriebsprüfung, bei der der unmittelbare Zugriff auf sämtliche Unternehmensdaten gewährleistet sein muss. Als archivierungspflichtige E-Mails gelten alle Mitteilungen mit geschäftlichem Inhalt. Diese Regelung schließt Werbung, Spam und Newsletter sowie rein private E-Mails, die aus dem Unternehmenspostfach gesendet wurden, aus. Werbung, Spam und Newsletter dürfen gespeichert werden, für E-Mails mit persönlichem Inhalt gilt hingegen ein ausdrückliches Speicherverbot. Alle gespeicherten E-Mails müssen zudem vor Manipulation geschützt werden, was eine Verschlüsselung der einzelnen Daten erfordert.

Folgende Fragen muss sich jedes Unternehmen zeitnah stellen: Welcher Ort ist sicher vor unerwünschtem Zugriff und hat gleichzeitig genug Kapazität, um Millionen von E-Mails über Jahre aufzunehmen? Wer entscheidet darüber, welche E-Mail einen privaten und welche einen geschäftlichen Inhalt hat und sortiert diese anschließend? Wohin mit den ganzen übrig gebliebenen Mitteilungen? Wie verschlüsselt man die relevanten E-Mails, um sie vor späterer Manipulation zu schützen? Wie behält man als Mitarbeiter den Überblick über sein Postfach, wenn regelmäßig Nachrichten aussortiert und der Rest anderweitig gelagert wird?

Es liegt auf der Hand, dass es sich bei der E-Mail-Archivierung um ein Verwaltungsprojekt großen Ausmaßes handelt, das nicht von einigen, wenigen Mitarbeitern gestemmt werden kann. E-Mail-Archivierung bedarf einer umfassenden, professionellen Organisation, die automatisiert und gemäß den rechtlichen Anforderungen über einen langen Zeitraum durchgeführt werden muss. Daher ist es ratsam, hierfür einen IT-Consultant zu beauftragen.

Die Lösung – MailStore für Unternehmen

Grundsätzlich legt sie perfekte Kopien aller E-Mails in einem zentralen Archiv ab und stellt so die Sicherheit und Verfügbarkeit beliebiger Datenmengen auch über viele Jahre hinweg sicher. Alle ein- und ausgehenden E-Mails können automatisch oder nach bestimmten Regeln noch vor der Zustellung archiviert werden, um unter Umständen die Speicherung privater Nachrichten und Manipulation durch Mitarbeiter zu verhindern. So kommen die Unternehmen in jedem Fall ihrer Archivierungspflicht nach Paragraph 147 A0 des Bundessteuerrechts nach. Zudem bietet sie einen speziellen Auditor-Zugriff für externe Prüfer im Falle einer Betriebsprüfung an.

Nach der durchgeführten Archivierung können die E-Mails nach bestimmten Regeln vom E-Mail-Server gelöscht werden, wodurch sich dort bis zu 70 Prozent Speicherplatz einsparen lassen können. Wichtig zu erwähnen ist, dass die E-Mails auch nach der Löschung auf dem Server weiterhin für alle Mitarbeiter zugänglich sind, beispielsweise über eine nahtlose Integration in Microsoft Outlook. Das Archiv kann über diesen Zugang sehr schnell nach jeder Nachricht durchsucht werden, da auch die gewohnte Oberflächenstruktur erhalten bleibt. Durch die Reduzierung des Datenvolumens auf dem E-Mail-Server können auch die Backup- und Restore-Zeiten deutlich verkürzt werden. Anwender können E-Mails selbstständig mit nur einem Mausklick aus dem Archiv wiederherstellen. Fällt der E-Mail-Server einmal aus, bleiben die E-Mails über das Archiv weiterhin abrufbar. Mit einer internen Speichertechnologie und einer vorab durchgeführten Komprimierung der gespeicherten E-Mails belegen die Daten im Archiv zwischen 30 und 70 Prozent weniger Speicherplatz als zuvor auf dem Server. So kann das Archiv sehr große Datenmengen effizient verwalten.

Sebastian Pjede, Leitung der Technik von netzorange, ist der MailStore-Experte unter den Orangen. Er installiert die Software regelmäßig bei Kunden und hält viel von dem E-Mail-Archivierungssystem. Benötigen auch Sie Unterstützung in der Archivierung Ihrer E-Mails? Dann rufen Sie uns doch einfach an. Unsere Experten beraten Sie gerne und richten Ihnen bei Bedarf die Softwarelösung MailStore ein.