Die steuerlichen Vorteile von IT-Leasing

Hard- und Software gehört bekanntermaßen zu dem Handwerkszeug eines Unternehmens, das am schnellsten veraltet. Spätestens nach drei Jahren ist ein Austausch bzw. eine grundlegende Aktualisierung von PCs und Co. notwendig. Grund genug, sich als Unternehmer Gedanken über Alternativen zum teuren Kauf der IT-Komponenten zu machen.

Lease it or leave it – Was bringt mir IT-Leasing wirklich?

Eine Möglichkeit, die sich zunehmender Beliebtheit erfreut, ist das IT-Leasing. Ein bekanntes und oft genanntes Argument dafür sind die steuerlichen Vorteile, die sich beim Leasing gegenüber dem Kauf ergeben können. Aber wie sehen diese steuerlichen Vorteile konkret aus? Wann lohnt es sich, IT zu leasen anstatt sie anzuschaffen?
Um hier etwas Licht ins Dunkel zu bringen, zeigt netzorange Ihnen im Folgenden die Vorteile anschaulich anhand einer Beispielrechnung für zwei unterschiedlich große, fiktive Unternehmen auf, die im Dienstleistungssektor angesiedelt sind.

Die Ausgangsfrage: Was kostet eigentlich eine IT-Systemlandschaft?

Das Startup-Unternehmen „Small&New“ verkauft nachhaltig produzierte T-Shirts im Internet und verfügt über insgesamt drei Arbeitsplätze. Für seinen Arbeitsalltag benötigt es ein kleines, überschaubares Netzwerk. Die grundsätzliche Zusammenstellung ist dabei natürlich sehr individuell und stark vom Unternehmen abhängig. Wir nehmen an, dass der Anschaffungswert des Netzwerks rund 5000 € beträgt. Das „Small&New“-Netzwerk benötigt in unserer Beispielrechnung:

• drei PCs
• Server
• Switches
• Softwarelizenzen
• eine Firewall

Die „Medium GmbH“ organisiert regionale Events und Veranstaltungen und ist ein mittelständisches Unternehmen, das schon mehrere erfolgreiche Jahre hinter sich hat. Das Unternehmen beschäftigt insgesamt 15 Mitarbeiter und verfügt bereits über eine professionelle, jedoch deutlich veraltete IT-Systemlandschaft.  Der Anschaffungswert des benötigten, neuen Netzwerks liegt für unsere Beispielrechnung bei ca. 25.000 €. Die “Medium GmbH” benötigt:

• 15 Rechner
• Multifunktionsdrucker
• Firewall
• Softwarelizenzen
• WLAN-Accesspoints
• Server
• Switches

Computer leasen oder kaufen?

„Small&New“ lässt sich von seinem IT-Dienstleister ein Angebot über einen Leasingvertrag für einen Zeitraum von drei Jahren für die benötigte IT erstellen. Der Leasingvertrag beinhaltet alle Komponenten der IT-Systemlandschaft, also sowohl Hard- als auch Software und ist ein sogenannter Vollamortisationsvertrag.

Ist der Vertrag ausgelaufen, muss „Small&New“ die geleaste IT nicht zwingend zum Restwert erwerben, sondern kann sie auch ohne weitere Kosten an den Leasinggeber zurückgeben.
Die Leasingrate für IT bei einem Anschaffungswert von rund 5.000 € beträgt in unserer Beispielrechnung 161,50 €*. Hinzu kommt eine einmalige Bearbeitungsgebühr in Höhe von 75 €. Kauft man die IT, kann diese über drei Jahre abgeschrieben werden. Steuerberater Marco Roßberger erläutert im Folgenden die steuerrechtlichen Vorgaben im Falle einer Anschaffung genauer:

„Die Anschaffungskosten eines Computernetzwerkes sind nicht einheitlich abzuschreiben; es muss im Wesentlichen eine Aufteilung des Netzwerks in Computerbestandteile, Peripheriegeräte sowie Software erfolgen. Grundsätzlich gilt für Computer, Notebooks sowie deren Peripheriegeräte eine Nutzungsdauer von 3 Jahren. Hiervon abweichend ist insbesondere das Wahlrecht der sofortigen Abschreibung für geringwertige Wirtschaftsgüter (Anschaffungskosten bis 410,00 €) zu nennen. Bei der Software ist von einer betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer von fünf Jahren auszugehen; allerdings kann aufgrund der hohen Innovationsgeschwindigkeit ggf. auch ein kürzerer Abschreibungszeitraum berücksichtigt werden. Grundlage für die Abschreibungsdauer sind die amtlichen AfA-Tabellen (AfA = Absetzung für Abnutzung), welche als Anhaltspunkte für eine angemessene Abschreibungsdauer dienen. Alternativ kann seitens des Steuerpflichtigen eine kürzere Nutzungsdauer herangezogen werden; Voraussetzung ist eine objektiv nachvollziehbare schnellere Entwertung des Wirtschaftsgutes. Darüber hinaus sind je nach Anschaffungsumfang weitere Besonderheiten zu beachten; es empfiehlt sich, im Rahmen einer solchen Anschaffung Ihren steuerlichen Berater hinzuzuziehen.“
Marco Roßberger, Steuerberater  (www.stb-huerth.de)

Im Falle des Leasings können die Leasingraten als Betriebsausgaben hingegen steuerlich voll abgesetzt werden.

IT-Leasing Beispielrechnung für kleines Unternehmen „Small&New“

IT-Leasing Beispielrechnung für großes Unternehmen „Medium GmbH“

Die „Medium GmbH“ lässt sich ebenfalls von ihrem IT-Dienstleister ein Angebot über einen Leasingvertrag für einen Zeitraum von drei Jahren für die benötigte IT erstellen. Der Leasingvertrag beinhaltet wie bei „Small&New“ alle Komponenten der IT-Systemlandschaft und ist ebenfalls ein Vollamortisationsvertrag.
Die Leasingrate für IT im Anschaffungswert von rund 25.000 € beträgt in unserer Beispielrechnung
800 €*. Hinzu kommt die einmalige Bearbeitungsgebühr in Höhe von 75 €. Auch hier haben wir dieselben steuerlichen Bedingungen: Im Falle eines Kaufs kann die IT über drei Jahre abgeschrieben werden, bei einem Leasing können die Leasingraten als Betriebsausgaben voll abgesetzt werden.

Fazit: IT-Leasing lohnt sich, dank steuerlicher Vorteile

• Leasingraten sind als Betriebsausgaben steuerlich voll absetzbar
• Bis zu 14 % Kosteneinsparung im Verhältnis zum Kauf
• Liquidität bleibt erhalten
• Keine Eigentumsverpflichtung

Im Falle von „Small&New“ und der „Medium GmbH“ ist das Leasen der IT aufgrund mehrerer Faktoren sinnvoller als der Kauf: Leasingraten gelten als Betriebsausgaben und sind deswegen steuerlich voll absetzbar. In beiden Beispielrechnungen ist die steuerliche Ersparnis beim Leasing im Verhältnis in allen drei Jahren höher im Vergleich zum Kauf, wobei „Small&New“ jährlich rund 100 € Steuern mehr einsparen kann und die „Medium GmbH“ rund 400 € – das entspricht jeweils ca. 14 % Kosteneinsparung.

Zudem haben beide Firmen über den gesamten Zeitraum wesentlich mehr Kapital zur Verfügung, da sie die hohe Anschaffungssumme zu Beginn nicht aufbringen müssen und somit kein tiefes Loch in die Kapitaldecke gerissen wird. Ein weiterer Vorteil der Leasingverträge für die Firmen ist die fehlende Eigentumsverpflichtung. Die Firmen müssen die abgeschriebenen IT-Produkte weder selbst entsorgen, noch für eventuell entstehende Schäden während der Vertragslaufzeit aufkommen. Sie erhalten mit dem Ende des Leasingvertrages zudem in der Regel das Angebot, den Vertrag zu verlängern, wodurch die veralteten Geräte durch die neueste Technik ersetzt werden können.
IT-Leasing bringt also tatsächlich gute steuerliche Vorteile, sodass es sich lohnt, diese bei der Planung zu berücksichtigen.

Weitere Informationen zu steuerlichen Vorteilen des IT-Leasings:

• Leasingrechner
• Handelskammer Hamburg: Steuerliche und bilanzielle Behandlung von Leasing

*Quelle: Grenke Leasing