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M365 Backup erstellen – Die besten Tipps und Lösungen
Microsoft 365 ist aus der modernen Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken. Mit über 300 Millionen gewerblichen Nutzern bietet die Plattform eine Vielzahl an Anwendungen, die den Arbeitsalltag effizienter gestalten. Obwohl Microsoft 365 viele Vorteile bietet, sind die integrierten Backup-Möglichkeiten begrenzt. Die Bordmittel von Microsoft 365 bieten nur grundlegende Funktionen zur Datensicherung und speichern gelöschte Daten nur für begrenzte Zeit. Für eine umfassende und zuverlässige Datensicherung sind daher zusätzliche Maßnahmen erforderlich. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie ein M365 Backup erstellen und Ihre Daten effektiv sichern können. Sie erfahren außerdem, weshalb es sinnvoll ist, in regelmäßigen Abständen eine Datensicherung vorzunehmen. Warum regelmäßig ein M365 Backup erstellen?Viele Nutzer gehen fälschlicherweise davon aus, dass OneDrive als vollständiger Cloud-Backup-Dienst fungiert. Tatsächlich spiegelt OneDrive lediglich die synchronisierten Daten und deren Status von Ihrem Gerät wider. Das bedeutet, dass eine gelöschte oder beschädigte Datei sofort auf allen synchronisierten Geräten aktualisiert wird – inklusive der Cloud. Ein echtes M365 Backup bietet diese Schutzfunktion nicht. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Abhängigkeit von Microsoft-Diensten, die gelegentlich durch Ausfälle oder Serviceunterbrechungen beeinträchtigt werden können. Trotz der Größe und Zuverlässigkeit von Microsoft sind Stromausfälle, Software- oder Hardwarefehler keine Seltenheit. Bei einem Ausfall könnten Sie vorübergehend oder sogar dauerhaft den Zugriff auf Ihre Daten verlieren. Laut einem Infrascale-Bericht aus dem Jahr 2020 kosten Ausfallzeiten kleine und mittlere Unternehmen durchschnittlich zwischen 20.001 und 40.000 US-Dollar pro Stunde. Diese Zahl verdeutlicht, wie wichtig eine verlässliche Backup-Lösung ist, um im Falle eines Ausfalls schnell wieder arbeitsfähig zu werden. Zudem bieten die nativen Wiederherstellungstools von Microsoft 365 nur begrenzte Optionen. Während Sie kürzlich gelöschte E-Mails über die Funktion „Gelöschte Objekte“ zurückholen können, bleiben gelöschte Dateien, kompromittierte Postfächer oder fehlgeschlagene Migrationen unzugänglich. M365 Backup erstellen: Cloud vs. On-Premises Backup-StrategieWenn es um das Thema “M365 Backup erstellen” geht, stellt sich oft die Frage: Soll die Sicherung im eigenen Rechenzentrum erfolgen oder über eine Cloud-Lösung? Beide Ansätze haben ihre Vor- und Nachteile. Beim On-Premises-Backup müssen Unternehmen die gesamte Infrastruktur selbst bereitstellen, verwalten und kontinuierlich aktualisieren. Dies kann nicht nur kostenintensiv, sondern auch zeitaufwendig sein und die IT-Abteilung erheblich belasten. Die zusätzliche Verantwortung für Wartung, Kapazitätserweiterungen und Sicherheitsupdates ist nicht zu unterschätzen. Cloud-Backup-Lösungen wie Avepoint Cloud Backup bieten eine skalierbare und flexible Alternative. Diese Dienste sind speziell für die Integration mit Microsoft 365 konzipiert und profitieren von den neuesten API-Updates und der Skalierbarkeit der Cloud-Plattform. Unternehmen können die Speicherung ihrer Backups in verschiedenen Rechenzentren wählen und somit individuelle Compliance- und Datenschutzanforderungen erfüllen.
Ein weiterer Vorteil: Die Nutzung von Cloud-Backup-Diensten reduziert den administrativen Aufwand und sorgt dafür, dass die Backup-Software stets auf dem neuesten Stand ist. Dies ermöglicht eine effiziente und kostengünstige Datensicherung, ohne die IT-Ressourcen des Unternehmens zu überlasten. Wichtig: Vollständige Datensicherung aller Microsoft 365-DiensteMicrosoft 365 ist weit mehr als nur eine einzelne Anwendung – es setzt sich aus einer Vielzahl von Komponenten zusammen. Unter ihnen sind:
Eine effektive Backup-Lösung muss die gesamte Systemlandschaft abdecken. Es reicht nicht aus, nur die E-Mails oder Dokumente in OneDrive zu sichern. Wenn Sie ein umfassendes M365 Backup erstellen wollen, muss Ihre Backup-Software in der Lage sein, die Vernetzung und Interaktion zwischen diesen Diensten zu berücksichtigen. Besonders wichtig ist dies bei der Sicherung von Microsoft Teams. Teams integriert viele der anderen Microsoft 365-Komponenten wie Dateien, Unterhaltungshistorien, Kanälen und Planner-Daten. Eine Backup-Lösung sollte in der Lage sein, alle diese Informationen präzise und vollständig zu sichern, um im Notfall eine vollständige Wiederherstellung zu ermöglichen. Die Auswahl einer Lösung, die virtuelle Assistenten für die Wiederherstellung bereitstellt, kann besonders sinnvoll sein. Diese Tools erleichtern es weniger technikaffinen Nutzern, Daten aus Teams wiederherzustellen. Auf diese Weise wird der IT-Support bei der M365 Administration erheblich entlastet. Eine umfassende Backup-Strategie stellt sicher, dass keine wichtigen Daten verloren gehen und Ihr Unternehmen auch in Krisensituationen handlungsfähig bleibt. Schutz vor Cyberangriffen gewährleistenDie Sicherheitsbedrohungen für Unternehmen sind heutzutage allgegenwärtig – insbesondere durch Ransomware-Angriffe, die zunehmend Microsoft 365-Dienste gezielt ins Visier nehmen. Laut einer Studie des Digitalverbands Bitkom wurden 2021 rund 18 Prozent der Unternehmen in Deutschland Opfer solcher Angriffe. Ransomware verschlüsselt oft Daten auf File-Shares und in Cloud-Diensten wie SharePoint Online oder OneDrive und verlangt Lösegeld für die Entschlüsselung. Microsoft 365 bietet zwar einen grundlegenden Schutz, doch ist dieser oft nicht ausreichend, um alle Bedrohungen abzudecken. Hier kommen spezialisierte Backup-Lösungen wie Avepoint Cloud Backup ins Spiel. Diese bieten nicht nur längere Aufbewahrungszeiten, sondern auch unveränderliche Backups, die von Angreifern nicht manipuliert oder verschlüsselt werden können. Ein besonders effektives Feature ist die integrierte Analysefunktion, die auf maschinellem Lernen basiert und dabei hilft, Ransomware-Angriffe frühzeitig zu erkennen. Diese proaktive Überwachung ermöglicht es, frühzeitig Gegenmaßnahmen zu ergreifen und die Integrität Ihrer Daten zu wahren. Durch die Wahl einer solchen Lösung gewährleisten Sie, dass Ihre Daten nicht nur regelmäßig gesichert, sondern auch vor den neuesten Cyber-Bedrohungen geschützt sind. Auswahl der richtigen Cloud-Backup-LösungBei der Auswahl einer Cloud-Backup-Lösung für das M365 Backup erstellen ist es entscheidend, auf bestimmte Kriterien zu achten, um eine umfassende und zuverlässige Datensicherung zu gewährleisten. Auf dem Markt tummeln sich zahlreiche Anbieter, doch nicht alle bieten die nötige Tiefe und Flexibilität, die für eine effektive Datensicherung erforderlich sind. Eine erstklassige Lösung sollte sicherstellen, dass alle relevanten Microsoft 365-Dienste – von SharePoint und Exchange bis hin zu OneDrive und Teams – umfassend abgedeckt sind.
Automatische Backups, idealerweise mehrere Male täglich, sind ein Muss, um Datenverluste zu minimieren. Aufbewahrungsrichtlinien geben Ihnen die Kontrolle darüber, wie lange Ihre Backups aufbewahrt werden. Die Wahl des Speicherorts ist ebenfalls wichtig. Ob Microsoft Azure, Amazon S3 oder ein eigenes Rechenzentrum – Ihre Lösung sollte Ihnen Flexibilität bei der Speicherung bieten. Weitere entscheidende Merkmale einer geeigneten Cloud-Lösung sind granulare Wiederherstellungsoptionen, leistungsstarke Suchfunktionen und umfassendes Monitoring. Eine gute Backup-Lösung ermöglicht es Ihnen, spezifische Daten wie Mailboxen oder Teams-Kanäle schnell wiederherzustellen und bietet transparente Dashboards zur Überwachung der Backup- und Restore-Vorgänge.
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