Wenn bei der Nutzung von M365 Störungen auftreten, muss für sofortige Abhilfe gesorgt werden. Die Profis von netzorange stellen in diesem Beitrag Lösungen für die gängigsten M365-Probleme vor und sagen Ihnen, welche vorbeugenden Maßnahmen Sie ergreifen können.

Was sind M365 Störungen?

M365-Störungen betreffen verschiedene Dienste innerhalb des Microsoft 365-Ökosystems. Diese Störungen können durch eine Vielzahl von Faktoren verursacht werden, die von technischen Problemen bis hin zu menschlichen Fehlern reichen. Hier sind einige der häufigsten M365-Störungen:

E-Mail-Ausfälle (Outlook)

E-Mail-Ausfälle in Outlook können den Empfang und Versand von E-Mails behindern. Diese Probleme können durch Serverprobleme, Netzwerkstörungen oder Konfigurationsfehler verursacht werden. Sie beeinträchtigen die Kommunikation und Produktivität erheblich.

OneDrive-Synchronisationsprobleme

OneDrive-Synchronisationsprobleme treten auf, wenn Dateien nicht korrekt zwischen der Cloud und lokalen Geräten synchronisiert werden. Dies kann durch Netzwerkprobleme, Softwarefehler oder unzureichenden Speicherplatz verursacht werden. Derartige Störungen können den Zugriff auf wichtige Dateien beeinträchtigen.

Teams-Verbindungsprobleme

Teams-Verbindungsprobleme können Audio- und Videokonferenzen sowie die Zusammenarbeit in Echtzeit stören. Ursachen können Netzwerkprobleme, Serverüberlastungen oder Softwarefehler sein. Diese Störungen beeinträchtigen die Kommunikation und Zusammenarbeit in Teams.

SharePoint-Zugriffsprobleme

SharePoint-Zugriffsprobleme können den Zugang zu wichtigen Dokumenten und Intranetseiten blockieren. Diese Probleme entstehen oft durch Berechtigungsfehler, Serverausfälle oder Netzwerkprobleme.

Power Automate-Ausfälle

Power Automate-Ausfälle beeinträchtigen automatisierte Workflows und Prozesse. Diese Störungen können durch API-Fehler, Netzwerkprobleme oder Konfigurationsfehler verursacht werden. Sie führen zu Unterbrechungen in der Prozessautomatisierung.

Kalender-Synchronisationsprobleme

Kalender-Synchronisationsprobleme betreffen die Aktualisierung von Terminen und Besprechungen in Outlook. Häufige Softwarefehler sind oder Netzwerkprobleme.

Yammer-Kommunikationsprobleme

Yammer-Kommunikationsprobleme können die soziale Interaktion innerhalb eines Unternehmens behindern. Ursächlich sind zumeist Serverprobleme oder Netzwerkstörungen.

Azure-Anmeldeprobleme

Azure-Anmeldeprobleme betreffen die Authentifizierung und den Zugriff auf verschiedene M365-Dienste. Für diese M365 Störungen sind oft Netzwerkprobleme, Serverausfälle oder Sicherheitsrichtlinienänderungen verantwortlich.

Forms-Datenverlust

Forms-Datenverlust tritt auf, wenn bei der Nutzung von Microsoft Forms Daten verloren gehen. Dies kann durch Netzwerkfehler, Serverprobleme oder Benutzereingabefehler verursacht werden. Solche Störungen können den Verlust wichtiger Umfrage- oder Formularergebnisse bedeuten.

Planner-Synchronisationsprobleme

Planner-Synchronisationsprobleme betreffen die Aktualisierung und Verwaltung von Aufgaben in Microsoft Planner. Ursachen sind oft Netzwerkprobleme oder Softwarefehler.

Häufige Ursachen von M365-Störungen

Microsoft 365 (M365) ist ein komplexes Ökosystem, das verschiedene Dienste und Anwendungen in einer Plattform vereint. M365 Probleme können aus einer Vielzahl von Ursachen resultieren. Diese lassen sich in technische, menschliche und externe Faktoren unterteilen.

Technische Probleme

Technische Probleme sind der häufigste Grund für M365-Störungen. Hier eine Auflistung der gängigsten Probleme:

• Serverausfälle: Einer der häufigsten Gründe für M365-Störungen sind Serverausfälle. Diese können durch Hardwarefehler, Softwarefehler oder Wartungsarbeiten verursacht werden. Ein solcher Ausfall kann den Zugriff auf mehrere M365-Dienste gleichzeitig beeinträchtigen.
• Netzwerkprobleme: Störungen im Netzwerk können den Zugriff auf Cloud-basierte Dienste von M365 erheblich beeinträchtigen. Die Probleme können durch ISP-Probleme oder interne Netzwerkfehler verursacht werden.
• Softwarefehler: Bugs und Fehler in den Anwendungen selbst können zu unerwarteten Ausfällen oder Funktionsstörungen führen. Um diese Probleme zu minimieren, sind regelmäßige Updates und Patches notwendig.

Menschliche Fehler

Nobody is perfect: Menschliche Fehler bei der M365 Administration sind oftmals der Grund, warum es zu Störungen kommt. Diese werden beispielsweise verursacht durch:

• Fehlkonfigurationen: Falsche Einstellungen oder Konfigurationsänderungen durch IT-Administratoren können zu Störungen führen. Ein falsch konfiguriertes Benutzerkonto oder eine fehlerhafte Sicherheitsrichtlinie kann den Zugriff auf Dienste einschränken oder verhindern.
• Unzureichende Schulung: Wenn Benutzer nicht ausreichend geschult sind, können sie Fehler begehen, die zu Störungen führen. Beispielsweise könnten sie falsche Daten eingeben oder wichtige Updates ignorieren.

Externe Faktoren

Lässt man natürliche Ereignisse wie Erdbeben, Überschwemmungen oder Stromausfälle außer Acht, werden die meisten M365 Störungen durch externe Angriffe verursacht. Zu nennen sind vor allem Malware und Phishing-Angriffe. Diese und andere Formen von Cyberkriminalität können M365-Dienste lahmlegen oder kompromittieren.

Auswirkungen von M365 Störungen

Microsoft 365 (M365) ist für viele Unternehmen ein unverzichtbares Werkzeug zur Verwaltung von Kommunikation, Zusammenarbeit und Geschäftsprozessen. Störungen in M365 können daher erhebliche Auswirkungen auf die Produktivität und die Finanzen eines Unternehmens haben.

Ein Ausfall von Diensten wie Outlook, Teams oder SharePoint kann die tägliche Arbeit erheblich behindern. Unter Umständen sind die Mitarbeiter nicht in der Lage, E-Mails zu senden oder zu empfangen. Virtuelle Besprechungen fallen bei einer ernsthaften M365 Störung ebenso aus wie die Aktualisierung von wichtigen Terminen. Die Mitarbeiter können weder untereinander noch mit externen Partnern und Kunden kommunizieren.

Präventive Maßnahmen

Um die Auswirkungen von M365 Störungen zu minimieren, sind präventive Maßnahmen unerlässlich. Diese umfassen neben der regelmäßigen Systemwartung sowie der Implementierung von Überwachungssystemen auch die Schulung der Mitarbeiter.

Regelmäßige Systemwartung und Updates

Regelmäßige Systemwartung und Updates sind wichtig, um die Stabilität und Sicherheit von M365-Diensten zu gewährleisten. Durch kontinuierliche Überwachung und Wartung können potenzielle Probleme frühzeitig erkannt und behoben werden, bevor sie zu größeren M365 Störungen führen.

Updates und Patches von Microsoft enthalten oft wichtige Sicherheitsverbesserungen und Fehlerbehebungen, die dazu beitragen, die Funktionalität der Dienste aufrechtzuerhalten und Schwachstellen zu schließen. Ein geplanter Wartungszeitplan gewährleistet, dass alle Systeme stets auf dem neuesten Stand sind.

Implementierung von Überwachungs- und Alarmsystemen

Überwachungs- und Alarmsysteme spielen bei der frühzeitigen Erkennung von Problemen eine wichtige Rolle. Durch die Implementierung solcher Systeme können IT-Administratoren sofort benachrichtigt werden, wenn ungewöhnliche Aktivitäten oder potenzielle Störungen auftreten.

Die Echtzeitüberwachung ermöglicht eine schnelle Reaktion und Behebung von Problemen, bevor sie sich auf die Benutzer auswirken. Darüber hinaus können detaillierte Berichte und Analysen dazu beitragen, wiederkehrende Probleme zu identifizieren und langfristige Lösungen zu entwickeln.

Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeiter

Die Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeiter ist bei der Prävention von M365-Störungen von zentraler Bedeutung. Die Angestellten sollten regelmäßig über Best Practices im Umgang mit M365-Diensten informiert und geschult werden. Dies umfasst die sichere Nutzung von Passwörtern, die Erkennung von Phishing-Versuchen sowie das richtige Verhalten bei technischen Problemen.

Lösungsstrategien bei akuten Störungen

Bei akuten Störungen von Microsoft 365 (M365) ist eine schnelle und gezielte Reaktion entscheidend, um die Auswirkungen auf die Produktivität zu minimieren. Hier sind bewährte Lösungsstrategien für die effektive Handhabung solcher Probleme:

Erste Schritte zur Fehlerdiagnose

Die Fehlerdiagnose ist der erste Schritt zur Lösung akuter Störungen. Beginnen Sie mit einer systematischen Überprüfung der betroffenen Dienste. Prüfen Sie zunächst, ob die Störung lokal oder systemweit ist, indem Sie andere Benutzer und Systeme auf ähnliche Probleme überprüfen. Sammeln Sie alle relevanten Informationen, wie Fehlermeldungen oder Ausfallzeiten, und führen Sie grundlegende Fehlerbehebungsmaßnahmen durch.

Nutzung von Microsoft-Support-Tools und -Ressourcen

Microsoft bietet eine Reihe von Support-Tools und -Ressourcen an, die bei der Behebung von M365-Störungen hilfreich sein können. Die Microsoft 365 Admin Center beinhaltet Statusanzeigen und Diagnosetools, mit denen Sie Systemprobleme überprüfen und diagnostizieren können. Nutzen Sie auch die Microsoft-Support-Hotline oder den Online-Chat für unmittelbare Unterstützung durch Microsoft-Techniker.

Kommunikation mit dem IT-Support

Eine effektive Kommunikation mit dem M365 Support ist entscheidend für eine zügige Problemlösung. Stellen Sie sicher, dass Sie alle gesammelten Informationen klar und präzise an das Support-Team weitergeben. Dies umfasst Details zu den Symptomen der Störung, durchgeführte Fehlerbehebungsmaßnahmen und mögliche Auswirkungen auf die Benutzer. Verwenden Sie ein Ticket-System oder einen klar strukturierten Kommunikationskanal, um die Nachverfolgung und Priorisierung des Problems zu erleichtern.

Microsoft 365 ist aus der modernen Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken. Mit über 300 Millionen gewerblichen Nutzern bietet die Plattform eine Vielzahl an Anwendungen, die den Arbeitsalltag effizienter gestalten. 

Obwohl Microsoft 365 viele Vorteile bietet, sind die integrierten Backup-Möglichkeiten begrenzt. Die Bordmittel von Microsoft 365 bieten nur grundlegende Funktionen zur Datensicherung und speichern gelöschte Daten nur für begrenzte Zeit. Für eine umfassende und zuverlässige Datensicherung sind daher zusätzliche Maßnahmen erforderlich. 

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie ein M365 Backup erstellen und Ihre Daten effektiv sichern können. Sie erfahren außerdem, weshalb es sinnvoll ist, in regelmäßigen Abständen eine Datensicherung vorzunehmen.

Warum regelmäßig ein M365 Backup erstellen?

Viele Nutzer gehen fälschlicherweise davon aus, dass OneDrive als vollständiger Cloud-Backup-Dienst fungiert. Tatsächlich spiegelt OneDrive lediglich die synchronisierten Daten und deren Status von Ihrem Gerät wider. Das bedeutet, dass eine gelöschte oder beschädigte Datei sofort auf allen synchronisierten Geräten aktualisiert wird – inklusive der Cloud. Ein echtes M365 Backup bietet diese Schutzfunktion nicht.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Abhängigkeit von Microsoft-Diensten, die gelegentlich durch Ausfälle oder Serviceunterbrechungen beeinträchtigt werden können. Trotz der Größe und Zuverlässigkeit von Microsoft sind Stromausfälle, Software- oder Hardwarefehler keine Seltenheit. Bei einem Ausfall könnten Sie vorübergehend oder sogar dauerhaft den Zugriff auf Ihre Daten verlieren. 

Laut einem Infrascale-Bericht aus dem Jahr 2020 kosten Ausfallzeiten kleine und mittlere Unternehmen durchschnittlich zwischen 20.001 und 40.000 US-Dollar pro Stunde. Diese Zahl verdeutlicht, wie wichtig eine verlässliche Backup-Lösung ist, um im Falle eines Ausfalls schnell wieder arbeitsfähig zu werden.

Zudem bieten die nativen Wiederherstellungstools von Microsoft 365 nur begrenzte Optionen. Während Sie kürzlich gelöschte E-Mails über die Funktion „Gelöschte Objekte“ zurückholen können, bleiben gelöschte Dateien, kompromittierte Postfächer oder fehlgeschlagene Migrationen unzugänglich.  

M365 Backup erstellen: Cloud vs. On-Premises Backup-Strategie

Wenn es um das Thema “M365 Backup erstellen” geht, stellt sich oft die Frage: Soll die Sicherung im eigenen Rechenzentrum erfolgen oder über eine Cloud-Lösung? Beide Ansätze haben ihre Vor- und Nachteile. 

Beim On-Premises-Backup müssen Unternehmen die gesamte Infrastruktur selbst bereitstellen, verwalten und kontinuierlich aktualisieren. Dies kann nicht nur kostenintensiv, sondern auch zeitaufwendig sein und die IT-Abteilung erheblich belasten. Die zusätzliche Verantwortung für Wartung, Kapazitätserweiterungen und Sicherheitsupdates ist nicht zu unterschätzen.

Cloud-Backup-Lösungen wie Avepoint Cloud Backup bieten eine skalierbare und flexible Alternative. Diese Dienste sind speziell für die Integration mit Microsoft 365 konzipiert und profitieren von den neuesten API-Updates und der Skalierbarkeit der Cloud-Plattform. Unternehmen können die Speicherung ihrer Backups in verschiedenen Rechenzentren wählen und somit individuelle Compliance- und Datenschutzanforderungen erfüllen. 

Ein weiterer Vorteil: Die Nutzung von Cloud-Backup-Diensten reduziert den administrativen Aufwand und sorgt dafür, dass die Backup-Software stets auf dem neuesten Stand ist. Dies ermöglicht eine effiziente und kostengünstige Datensicherung, ohne die IT-Ressourcen des Unternehmens zu überlasten.

Wichtig: Vollständige Datensicherung aller Microsoft 365-Dienste

Microsoft 365 ist weit mehr als nur eine einzelne Anwendung – es setzt sich aus einer Vielzahl von Komponenten zusammen. Unter ihnen sind:

• SharePoint Online
• Exchange Online
• OneDrive for Business
• Microsoft Teams
• Planner

Eine effektive Backup-Lösung muss die gesamte Systemlandschaft abdecken. Es reicht nicht aus, nur die E-Mails oder Dokumente in OneDrive zu sichern. Wenn Sie ein umfassendes M365 Backup erstellen wollen, muss Ihre Backup-Software in der Lage sein, die Vernetzung und Interaktion zwischen diesen Diensten zu berücksichtigen.

Besonders wichtig ist dies bei der Sicherung von Microsoft Teams. Teams integriert viele der anderen Microsoft 365-Komponenten wie Dateien, Unterhaltungshistorien, Kanälen und Planner-Daten. Eine Backup-Lösung sollte in der Lage sein, alle diese Informationen präzise und vollständig zu sichern, um im Notfall eine vollständige Wiederherstellung zu ermöglichen. 

Die Auswahl einer Lösung, die virtuelle Assistenten für die Wiederherstellung bereitstellt, kann besonders sinnvoll sein. Diese Tools erleichtern es weniger technikaffinen Nutzern, Daten aus Teams wiederherzustellen. Auf diese Weise wird der IT-Support bei der M365 Administration erheblich entlastet. Eine umfassende Backup-Strategie stellt sicher, dass keine wichtigen Daten verloren gehen und Ihr Unternehmen auch in Krisensituationen handlungsfähig bleibt.

Schutz vor Cyberangriffen gewährleisten

Die Sicherheitsbedrohungen für Unternehmen sind heutzutage allgegenwärtig – insbesondere durch Ransomware-Angriffe, die zunehmend Microsoft 365-Dienste gezielt ins Visier nehmen. Laut einer Studie des Digitalverbands Bitkom wurden 2021 rund 18 Prozent der Unternehmen in Deutschland Opfer solcher Angriffe.

Ransomware verschlüsselt oft Daten auf File-Shares und in Cloud-Diensten wie SharePoint Online oder OneDrive und verlangt Lösegeld für die Entschlüsselung. Microsoft 365 bietet zwar einen grundlegenden Schutz, doch ist dieser oft nicht ausreichend, um alle Bedrohungen abzudecken. Hier kommen spezialisierte Backup-Lösungen wie Avepoint Cloud Backup ins Spiel. Diese bieten nicht nur längere Aufbewahrungszeiten, sondern auch unveränderliche Backups, die von Angreifern nicht manipuliert oder verschlüsselt werden können. 

Ein besonders effektives Feature ist die integrierte Analysefunktion, die auf maschinellem Lernen basiert und dabei hilft, Ransomware-Angriffe frühzeitig zu erkennen. Diese proaktive Überwachung ermöglicht es, frühzeitig Gegenmaßnahmen zu ergreifen und die Integrität Ihrer Daten zu wahren. Durch die Wahl einer solchen Lösung gewährleisten Sie, dass Ihre Daten nicht nur regelmäßig gesichert, sondern auch vor den neuesten Cyber-Bedrohungen geschützt sind.

Auswahl der richtigen Cloud-Backup-Lösung

Bei der Auswahl einer Cloud-Backup-Lösung für das M365 Backup erstellen ist es entscheidend, auf bestimmte Kriterien zu achten, um eine umfassende und zuverlässige Datensicherung zu gewährleisten. Auf dem Markt tummeln sich zahlreiche Anbieter, doch nicht alle bieten die nötige Tiefe und Flexibilität, die für eine effektive Datensicherung erforderlich sind. Eine erstklassige Lösung sollte sicherstellen, dass alle relevanten Microsoft 365-Dienste – von SharePoint und Exchange bis hin zu OneDrive und Teams – umfassend abgedeckt sind.

Automatische Backups, idealerweise mehrere Male täglich, sind ein Muss, um Datenverluste zu minimieren. Aufbewahrungsrichtlinien geben Ihnen die Kontrolle darüber, wie lange Ihre Backups aufbewahrt werden. Die Wahl des Speicherorts ist ebenfalls wichtig. Ob Microsoft Azure, Amazon S3 oder ein eigenes Rechenzentrum – Ihre Lösung sollte Ihnen Flexibilität bei der Speicherung bieten.

Weitere entscheidende Merkmale einer geeigneten Cloud-Lösung sind granulare Wiederherstellungsoptionen, leistungsstarke Suchfunktionen und umfassendes Monitoring. Eine gute Backup-Lösung ermöglicht es Ihnen, spezifische Daten wie Mailboxen oder Teams-Kanäle schnell wiederherzustellen und bietet transparente Dashboards zur Überwachung der Backup- und Restore-Vorgänge.