Was kostet IT-Outsourcing für KMU wirklich?

„Was kostet das denn?“ ist meistens die zweite Frage, die uns Unternehmen stellen. Die erste ist „Können Sie uns helfen?“. Beide Fragen sind berechtigt, und auf die zweite gibt es fast immer ein Ja. Bei der ersten wird es etwas differenzierter, denn IT-Outsourcing ist keine Schachtel mit Preisschild. Was es kostet, hängt davon ab, was Sie brauchen. Wir erklären, woran sich der Preis bemisst und wie Sie ein Angebot richtig einordnen.

Die gängigen Preismodelle

Am häufigsten – und aus unserer Sicht am fairsten – ist die Pauschale pro Arbeitsplatz. Sie zahlen einen festen Betrag je betreutem Platz und wissen jeden Monat, woran Sie sind. Das Modell wächst mit Ihnen mit: mehr Mitarbeiter, mehr Plätze, fertig.

Daneben gibt es das Stundenkontingent, bei dem Sie ein monatliches Paket buchen. Nicht verbrauchte Stunden sollten dabei nicht einfach verfallen. Und dann wäre da noch die Einzelabrechnung, also Bezahlung pro Einsatz. Klingt günstig, ist aber reaktiv und unkalkulierbar: Sie rufen erst an, wenn schon etwas brennt. Wer planbar arbeiten will, fährt mit einem Managed-Service-Paket besser, weil dort Überwachung, Wartung, Sicherheit und Helpdesk zusammenkommen und Probleme erst gar nicht groß werden.

Was den Preis bestimmt

Vor allem die Zahl der Arbeitsplätze und Server. Dazu kommt der Leistungsumfang: reicht ein Auge auf die Systeme, oder soll netzorange die komplette IT-Abteilung ersetzen? Spielen garantierte Reaktionszeiten eine Rolle, brauchen Sie Vor-Ort-Service oder genügt Fernwartung, wie hoch sind die Sicherheitsanforderungen? Aus diesen Punkten setzt sich am Ende der Preis zusammen, und genau deshalb gibt es keine seriöse Pauschalzahl, die für jeden stimmt.

Die Rechnung, die wirklich zählt

Die ehrlichste Art, IT-Outsourcing zu bewerten, ist nicht „Was kostet es?“, sondern „Was spart es?“. Ein eigener IT-Mitarbeiter schlägt schnell mit 55.000 bis 75.000 Euro im Jahr zu Buche, dazu Hardware, Weiterbildung und die Vertretung bei Urlaub und Krankheit. Und selbst dann deckt eine einzelne Person nie alles ab, was moderne IT verlangt: Netzwerk, Sicherheit, Microsoft 365, Cloud.

Beim Outsourcing bekommen Sie für einen Bruchteil davon ein ganzes Team mit breitem Wissen, das nicht in den Urlaub fährt. Für die meisten Unternehmen mit 10 bis 50 Plätzen rechnet sich das nicht nur, es ist obendrein leistungsfähiger. Die Pauschale sollte sich also immer an dem messen lassen, was Sie an Ausfällen, Eigenpersonal und Nerven sparen.

Kurzer Selbsttest: Lohnt sich Outsourcing für uns?

• Stören IT-Probleme bei uns regelmäßig den Betrieb?
• Hängt unsere IT an einer einzigen Person (oder an niemandem)?
• Fehlt uns Know-how bei Sicherheit, Cloud oder Microsoft 365?
• Wollen wir planbare Kosten statt teurer Einzeleinsätze?

Ein oder zwei Mal Ja? Dann lohnt sich ein Gespräch.

Worauf Sie bei Angeboten achten sollten

Lassen Sie sich genau zeigen, was in der Pauschale steckt und was extra kostet. Fragen Sie nach, ob Reaktionszeiten vertraglich zugesichert sind. Schauen Sie auf Laufzeit und Kündigungsfristen – faire Anbieter geben Ihnen in den ersten Monaten ein Sonderkündigungsrecht, weil sie wissen, dass Vertrauen erst wachsen muss. Und klären Sie, wie die Übernahme Ihrer bestehenden IT abläuft, denn ein sauberes Onboarding entscheidet darüber, ob die Zusammenarbeit von Anfang an rund läuft.

Häufige Fragen

Ab wann lohnt sich IT-Outsourcing? Meistens ab rund zehn Arbeitsplätzen. Spätestens, wenn IT-Ärger spürbar Zeit kostet oder Ihre interne IT am Limit läuft, sollten Sie rechnen.

Ist Outsourcing günstiger als eine eigene IT-Kraft? Für die meisten KMU ja. Eine eigene Stelle kostet inklusive Nebenkosten schnell über 60.000 Euro im Jahr und deckt nie alle Themen ab. Outsourcing bringt ein ganzes Team zu planbaren Kosten.

Machen wir uns vom Dienstleister abhängig? Nicht, wenn ordentlich dokumentiert wird und Standard-Technik zum Einsatz kommt. Wir dokumentieren Ihre IT vollständig, damit Sie jederzeit den Überblick behalten.

netzorange betreut KMU deutschlandweit als externe IT-Abteilung, zu planbaren monatlichen Kosten. Fragen Sie ein unverbindliches Angebot an.