Microsoft 365 Backup: Warum die Microsoft-Wiederherstellung nicht reicht

Es gibt einen Satz, den wir bei Neukunden erschreckend oft hören: „Unsere Daten liegen doch in Microsoft 365, die sind also gesichert.“ Das ist einer der gefährlichsten Irrtümer im Microsoft-Umfeld. Microsoft sorgt dafür, dass der Dienst läuft. Für Ihre Daten sind Sie selbst verantwortlich. Was das konkret bedeutet, erklären wir hier, ohne Panikmache, aber deutlich.

Das Missverständnis mit der „geteilten Verantwortung“

Microsoft arbeitet nach einem Prinzip, das sich Shared Responsibility nennt. Übersetzt heißt das: Microsoft hält die Plattform am Laufen und schützt sie vor eigenen Ausfällen. Ob Ihre E-Mails, Dateien und Teams-Inhalte vor versehentlichem Löschen, vor Ransomware oder vor einem verärgerten Ex-Mitarbeiter geschützt sind, liegt dagegen bei Ihnen. Das steht so in den Bedingungen, nur liest es kaum jemand.

Wo die eingebaute Wiederherstellung aufhört

Die nativen Funktionen helfen ein Stück weit, aber sie haben klare Grenzen. Gelöschte E-Mails oder Dateien lassen sich nur eine begrenzte Zeit zurückholen, oft 30 bis 93 Tage, danach sind sie endgültig weg. Eine gezielte Wiederherstellung über lange Zeiträume ist nicht vorgesehen. Bei Ransomware, die Daten verschlüsselt und den Papierkorb leert, hilft die Bordfunktion meistens nicht mehr. Und wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, sind dessen Postfach und Daten ohne Backup schneller verschwunden, als der Nachfolger den Schreibtisch übernommen hat.

Kurzer Selbsttest: Brauchen wir ein M365-Backup?

• Wären gelöschte E-Mails oder Dateien nach drei Monaten ein Problem für uns?
• Müssen wir Daten aus rechtlichen Gründen länger aufbewahren?
• Hätten wir bei einem Ransomware-Angriff eine saubere Kopie?
• Verlieren wir beim Ausscheiden von Mitarbeitern wichtige Daten?

Ein oder zwei Mal Ja? Dann ist ein eigenes Backup überfällig.

Was ein richtiges Microsoft-365-Backup leistet

Ein professionelles Backup sichert alles, worauf es ankommt: Exchange Online, SharePoint, OneDrive und Teams. Die Aufbewahrung ist lang und flexibel, im Zweifel über Jahre. Im Ernstfall holen Sie eine einzelne E-Mail, eine Datei oder ein ganzes Postfach gezielt zurück, ohne stundenlanges Suchen. Weil die Kopien unabhängig und isoliert liegen, kommt selbst Ransomware nicht an sie heran. Und gespeichert wird DSGVO-konform in EU-Rechenzentren.

Der Aufwand dafür ist gering, vor allem im Vergleich zu dem, was ein echter Datenverlust kostet. Genau daran sollte man die Kosten messen: ein paar Euro pro Nutzer im Monat gegen den möglichen Stillstand eines ganzen Unternehmens.

Häufige Fragen

Sichert Microsoft 365 meine Daten nicht automatisch? Microsoft sichert die Verfügbarkeit der Plattform, nicht die langfristige Wiederherstellbarkeit Ihrer Daten. Gegen Löschungen, Ransomware und Manipulation brauchen Sie ein eigenes Backup.

Was kostet das? Üblicherweise eine kleine monatliche Pauschale pro Nutzer. Gemessen an dem, was verlorene Daten an Zeit und Geld kosten, ist das ein sehr günstiger Schutz.

Ist das datenschutzkonform? Ja. Wir speichern die Backups in EU-Rechenzentren mit Auftragsverarbeitungsvertrag.

netzorange richtet ein zuverlässiges, DSGVO-konformes Microsoft-365-Backup ein und überwacht es laufend. Sichern Sie Ihre M365-Daten ab.