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Dokumenten-Management-Systeme – Warum man digitale Dokumente professionell verwalten sollte

Seit es Bürokratie gibt, braucht man Strukturen, um Dokumente, Unterlagen und andere Medien und deren Inhalte zu organisieren, verfügbar zu machen und zu sichern. Gerade für Wirtschaftsunternehmen ist ein optimierter und langfristig verfügbarer Zugang zu Dokumenten unerlässlich. Und was für den Bereich der sogenannten Non-Coded Information (NCI), nicht codierten Informationen gilt, muss auch auf den Bereich der Coded Information (CI), also codierten Informationen angewendet werden.
Um die Verwaltung, Weiterverarbeitung und Archivierung von codierten Informationen zu vereinfachen gibt es daher sogenannte Dokumenten-Management-Systeme (DMS).

Metadatenverwaltung für eine optimierte Suche

Ein Dokumenten-Management-System bietet im Vergleich zur klassischen Verwaltung von Medien und deren Inhalten deutliche Vorteile. So ist es mit der Hilfe eines DMS möglich, verschiedenste Dokumententypen innerhalb eines Systems zu verwalten. Born-Digital-Dokumente, eingescannte Dokumente, die als Bilder verwaltet werden oder mittels eines OCR-Systems digital angelegt werden, Videos – ganz egal, was für ein Dateityp vorliegt, ein Dokumenten-Management-System bietet die Möglichkeit, alle unter einem Dach zu verwalten.

Eine der zentralen Einheiten eines DMS ist dabei die Datenbank. In der Regel dienen ein oder mehrere Storage-Systeme der zentralen Datenverwaltung und gewährleisten durch ein passendes Client-Programm einen einfachen Zugriff auf die Inhalte. Wichtig ist in diesem Zusammenhang vor allem die einheitliche Speicherung der verschiedenen Datentypen.

Außerdem unterstützten Dokumenten-Management-Systeme in der Regel eine datenbankgestützte Metadatenverwaltung. Dadurch können Metadaten für Dokumente verwendet werden, welche eine Index-gestützte und deutlich komplexere Suchfunktion ermöglichen.

Versionskontrollen für Produktives Arbeiten und Aufbewahrung steuerrelevanter Inhalte

Darüber hinaus besitzen viele DM-Systeme Versionskontrollen. Somit ist sichergestellt, dass verschiedene Versionen eines Dokumentes gespeichert werden, damit Veränderungen nachvollzogen und gegebenenfalls rückgängig gemacht werden können. Mithilfe von Check-In/Check-Out-Funktionen kann man des Weiteren innerhalb eines Dokumenten-Management-Systems eine Arbeitskopie eines Dokuments auf sein eigenes System speisen, um daran isoliert arbeiten zu können.

So lässt sich mit einem DM-System die Produktivität innerhalb eines Unternehmens deutlich steigern.

Ein Dokumenten-Management-System ist nicht nur zu empfehlen, um interne Arbeitsabläufe zu optimieren. Unternehmen sind laut der Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD; vor 2015 GDPdU) dazu verpflichtet, steuerrelevante Daten, sofern sie digital verwaltet werden, in lesbarer Form für einen bestimmten Zeitraum zur Verfügung zu stellen. Und gerade in diesem Zusammenhang ist natürlich auch die Sicherung der Daten ein wesentlicher Aspekt, welche mittels eines DMS zwar nicht allein gewährleistet ist, allerdings unterstützt werden kann. Ein Dokumenten-Management-System stellt folglich eine gute Unterstützung für ein Konzept im Bereich IT-Recht dar.

Ohne Medienbrüche keine Komplikationen mehr

Die Vorteile liegen auf der Hand – Unternehmen, die Dokumente, egal in welchem Format, digital verwalten, sollten ein DM-System verwenden. Durch die zentrale Verwaltung und Archivierung ist ein schnellerer Informationszugriff gegeben, Vorgänge und Bearbeitungen werden transparenter und können wieder rückgängig gemacht werden, die Dokumentensicherheit wird gesteigert und Kosten können minimiert werden.

Und ganz nebenbei entstehen durch Dokumenten-Management-Systeme keine lästigen Medienbrüche mehr.

Weitere Informationen zu Dokumenten-Management-Systemen:

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