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GDPdU – Wie Sie steuerrelevante Dokumente digital speichern und was Sie bei einer Betriebsprüfung beachten müssen

Mit den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) hat das Bundesamt für Finanzen 2002 Anwendungsregelungen zur Umsetzung von Zugriffsrechten auf die Datenverarbeitungssysteme von Unternehmen im Rahmen einer Betriebsprüfung definiert. Die GDPdU sind dabei eine Zusammenfassung von bestimmten Normen aus der Abgabeordnung und dem Umsatzsteuergesetz und können als ein wichtiges Element des IT-Rechts genannt werden.

Unternehmensinterne Daten sollten getrennt gesichert werden

Während früher Unternehmen weitestgehend analog durch eine Finanzverwaltung geprüft wurden, da Unterlagen und Dokumente in Papierform archiviert wurden, werden seit 2007 in ganz Deutschland digitale Betriebsprüfungen durchgeführt, da immer mehr Unternehmen ihre steuerrelevanten Daten und Belege digital archivieren und verwalten.

Dabei geht es lediglich um das Zugriffsrecht auf Daten, die eine Steuerrelevanz besitzen. Ergo liegt es in der Hand des Unternehmens, jene Daten und Dokumente isoliert von unternehmensinternen Inhalten zu archivieren, damit es bei einer Prüfung nicht zu einem ungewollten Datenzugriff kommen kann.

Die drei Varianten des Datenzugriffs

Bei dem oben beschriebenen Zugang stehen der jeweiligen Finanzbehörde insgesamt drei Möglichkeiten zur Verfügung.

Die Behörde kann einen direkten Zugriff auf das Datenverarbeitungssystem des Unternehmens verlangen, um mittels der Hard- und Software des Steuerpflichtigen auf Daten zugreifen zu können. Dabei geht es lediglich um die Bereitstellung einer Lesemöglichkeit und nicht um die Funktion der Bearbeitung von Inhalten und Daten.

Es kann sich an dieser Stelle sowohl um Systeme für die Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltung, als auch um die Verwaltungseinheiten der Einkaufs-, Waren- und Materialwirtschaft handeln. Aber auch Systeme, die die Auftragsabwicklung und Kassenvorgänge verwalten oder Belege und Rechnungen archivieren, fallen unter jene Bestimmungen. Sogar E-Mails, sollten sie eine steuerliche Relevanz besitzen, gehören mittlerweile laut GDPdU zu den Daten, die bei einer Prüfung einsehbar sein müssen. Gerade die adäquate Archivierung von Mails stellt Unternehmen häufig vor eine ungewohnte Herausforderung.

Der Steuerpflichtige kann allerdings auch dazu aufgefordert werden, nach den Vorgaben einer Finanzbehörde, die eigenen Daten und Unterlagen selbst maschinell auszuwerten, beziehungsweise die prüfende Behörde kann Dritte mit dieser Auswertung beauftragen.

Die dritte Möglichkeit, wie der Zugriff auf Daten hergestellt werden kann, ist die Übermittlung von Inhalten via Datenträgern. Dabei kann es sich um CDs, DVDs und mittlerweile auch USB-Sticks handeln.

10 Jahre Bereitstellungspflicht – Welche Daten müssen verwahrt werden?

Der Steuerpflichtige hat dafür zu sorgen, dass wichtige Geschäftsunterlagen jederzeit „unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können“ (§ 147 Abgabenordnung Abs. 2). Ansonsten drohen finanzielle Sanktionen. Dies gilt auch, wenn ein Unternehmen seine Hard- oder Software erneuert und ein neues Datenformat dadurch nicht mehr den Anforderungen der Behörden entsprechen sollte.

Aber um welche Daten und Unterlagen geht es überhaupt genau?

Gemeint sind an dieser Stelle

  • Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz, Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen, die nach Ansicht des Steuerpflichtigen relevant sind
  • Empfangene Handelsbriefe
  • Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe
  • Buchungsbelege
  • Sonstige Unterlagen, wenn diese für die Besteuerung von Bedeutung sind

Dabei beläuft sich der Bereitstellungszeitraum auf insgesamt 10 Jahre. So lange darf eine Finanzbehörde Unterlagen anfordern. Lediglich Handels- und Geschäftsbriefe müssen nur sechs Jahre aufbewahrt werden.
Der Steuerpflichtige muss in jenem Zeitraum alle drei erwähnten Zugriffsformen gewährleisten.

Anfang 2015 wurden die GDPdU durch die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) abgelöst.

Weitere Informationen zu GDPdU:

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