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Software Asset Management – Alle Lizenzen im Blick

Für die Verwendung von IT-Produkten innerhalb eines Unternehmens benötigt man in der Regel bestimmte Lizenzen, die einen Nutzungsrahmen sowohl zeitlich als auch praktisch abstecken. Sie regeln, wer welches Produkt für wie lange nutzen darf. Allerdings ist der Kauf der richtigen Lizenzen für die erworbenen Produkte nicht immer einfach. Denn es gibt nicht DIE eine Lizenz für das eine Produkt. Schließlich ist die Vergabe von Lizenzen davon abhängig, wer wo wie ein IT-Produkt nutzen möchte.

Mit einer aufgeräumten Lizenzstruktur immer auf der sicheren Seite

Dabei kann man schnell den Überblick verlieren, was sich zu einem richtigen Problem entwickeln kann. Denn einerseits kann die falsche Lizenzierung ein Unternehmen langfristig zu viel Geld kosten, andererseits ist die Nutzung von IT-Produkten unter der falschen Lizenzierung schlichtweg verboten und wird mit Geldstrafen geahndet. Daher fällt dieses Themengebiet unter anderem in den Bereich IT-Recht.

Unternehmer sollten sich also intensiv mit der Lizenzierung von Software auseinandersetzen. Denn nur mit einer aufgeräumten Lizenzstruktur ist man auf der sicheren Seite. Das Stichwort in diesem Zusammenhang: Software Asset Management (SAM) – ein wichtiges System für jede IT-Landschaft.

Schritt 1: Dokumentation

Darunter versteht man die Analyse, Verwaltung und Bewertung der Lizenzlandschaft eines IT-Systems, wobei es hier sowohl um die organisatorische Theorie, also um ein Verfahren, als auch um unterstützende Software, wie beispielsweise das Microsoft Software Asset Management Programm (Microsoft SAM) geht. Doch wie funktioniert so etwas überhaupt?

Der erste Schritt eines Software Asset Managements besteht darin, genau zu dokumentieren, wer innerhalb eines Unternehmens Software einkauft und wie selbige innerhalb des Unternehmens zum Einsatz kommt. Sobald dies getan ist, gilt es jene Punkte zu vereinheitlichen, um eine reibungslosere Abstimmung zu gewährleisten.

Schritt 2: Die Lizenzablage

Danach geht es darum, die Lizenzablage des Unternehmens zu ordnen. Wo liegen Lizenzen und Lizenzverträge, wo die dazugehörigen Kopien der Software? Die Vereinheitlichung und klare Strukturierung der Lizenzablage ist eine elementare Grundlage für die Lizenz-Optimierung.

Schritt 3: Der Lizenzmanager

Damit es am Ende einen Ansprechpartner und Organisator für das Thema Lizenzmanagement gibt, sollte in jedem Fall ein zentraler „Lizenzmanager“ bestimmt werden. Dessen Aufgabe ist es, einen konkreten Überblick über alle Komponenten und Zusammenhänge bezüglich des Themas Lizenzen zu haben.

Schritt 4: Die Software

Im Rahmen dessen geht es dann darum, sich eine Übersicht über die vorhandene und verwendete Software zu machen. Um mögliches Optimierungspotential direkt erkennen zu können, muss auch ein umfassendes Bild von der kompletten IT-Landschaft des Unternehmens vorliegen.

Dabei ist es besonders wichtig, eine vollständige Erfassung durchzuführen, die gegebenenfalls immer wieder aktualisiert wird.

Schritt 5: Die Nutzung

Während der Erfassung sollte nicht einfach nur dokumentiert werden, was vorhanden ist. Auch die Nutzung der Software ist im Zusammenhang von SAM relevant. Denn für nicht mehr genutzte Software benötigt man prinzipiell auch keine Lizenzen mehr.

Schritt 6: Der Abgleich

Danach folgt einer der elementarsten Schritte des Software Asset Managements. Denn nun müssen die vorhandenen Softwareprodukte mit den vorhandenen Lizenzen abgeglichen werden. Hier entscheidet sich, ob ein Unternehmen unter- oder überlizenziert ist. Sollten zu viele Lizenzen existieren, kann man versuchen, diese an einen Reseller zu verkaufen und so noch Geld damit zu verdienen.

Sollte sich herausstellen, dass eine Unterlizenzierung vorliegt, müssen dringend die fehlenden Lizenzen nachgekauft werden. Denn die Nutzung von Software ohne die richtigen Lizenzen ist verboten und kann bestraft werden.

Schritt 7: Automatisierung

Damit jener Optimierungsprozess auch langfristig Wirkung zeigt, sollte er im Laufe der Zeit automatisiert werden. Immer wieder muss eine IT-Landschaft neu dokumentiert und Lizenzen kontrolliert werden.

Die wichtigsten Eckpunkte zum Thema Software Asset Management zusammengefasst:

  • Beschaffungsprozesse optimieren
  • Lizenzablage ordnen
  • Lizenzmanager ernennen
  • Software erfassen
  • Systeme inventarisieren
  • Softwarenutzung prüfen
  • Software- und Lizenzbestand abgleichen
  • SAM kontinuierlich fortsetzen

Weitere Informationen zu SAM:

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