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5 Experten über Managed Services und die Zukunft

Haben Sie das auch schon erlebt? – Sie arbeiten hochkonzentriert, ahnen nichts Böses und wie aus dem Nichts erscheint auf Ihrem Arbeitsplatzrechner eine Fehlermeldung. Plötzlich geht nichts mehr. Dabei wollten Sie doch noch so viel erledigen.
Wenn Ihre IT erst einmal ausgefallen ist, dauert es einige Zeit, bis Sie wieder richtig arbeiten können. Denn so eine Reparatur nimmt Zeit in Anspruch, ganz zu schweigen von den Kosten, die auf Sie zukommen. Sie zahlen für die Zeit, die Ihre Mitarbeiter nicht arbeiten können, für neue Hardware, für die Installation durch einen Techniker…
Deutsche Unternehmen haben im Durchschnitt mit 4 Ausfällen im Jahr zu kämpfen. Bis die Systeme wiederhergestellt sind, dauert es durchschnittlich 3,8 Stunden – pro Stunde fallen dafür ca. 25.000 Euro an. Das bedeutet einen Schaden von 380.000 Euro pro Unternehmen pro Jahr.
Um solche Fälle zu verhindern und diese Zahlen zu reduzieren, bieten Systemhäuser sogenannte Managed Services an. Aber was genau versteht man eigentlich darunter? Der folgende Artikel soll einen Überblick geben, in Bezug auf Vor- und Nachteile für Sie als Kunden sowie in Bezug auf die Entwicklung im Laufe der nächsten Jahre.

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Managed Services – Ein Definitionsversuch

Managed Services werden von Systemhäusern angeboten, mit dem Zweck, die IT-Infrastruktur der Kunden zu überwachen und regelmäßig zu kontrollieren. Auftretende Probleme werden somit frühzeitig erkannt und gelöst. Die dafür eingesetzte Monitoring-Software stammt zum Beispiel von GFImax, Kaseya oder Deskcenter. Besonders kleine und mittelständische Unternehmen nutzen diese Outsourcing-Möglichkeit, da sie so die Kontrolle über ihre IT behalten können – die Hardware bleibt im Haus. Gleichzeitig müssen sie sich aber nicht mehr um die Funktionalität kümmern, denn das übernimmt der externe Dienstleister. So haben sie mehr Zeit für das eigene Kerngeschäft.

Was spricht für Managed Services? Was spricht dagegen?

Managed Services bieten immer wieder auch Diskussionspotenzial: Denn auf den ersten Blick erscheinen sie teuer, gerade bei kleinen Unternehmen können die laufenden monatlichen Kosten erst einmal abschrecken. Aber sie sind kalkulierbar und überschaubar – im Gegensatz zu unerwarteten, deutlich höheren Zahlungen bei einem Totalausfall.
Manche Unternehmen haben das Gefühl, überwacht zu werden und tun sich deshalb schwer mit einer Entscheidung für Managed Services. Oder sie wollen sich nicht zu sehr an einen externen IT-Dienstleister binden.
Durch das Outsourcen der internen IT-Abteilung an einen externen Dienstleister lassen sich nicht nur Kosten und Zeit einsparen, sondern als Kunde kann man vor allem von dem Erfahrungsschatz eines IT-Systemhauses profitieren. Managed Services sind sehr flexibel – so lassen sie sich einfach an Veränderungen im Unternehmen anpassen. Wird zum Beispiel ein neuer Mitarbeiter eingestellt, kann sein Arbeitsplatzrechner problemlos in das Monitoring integriert werden.
Der wichtigste Punkt für den Endkunden besteht darin, dass er die Gewissheit hat, mit seiner IT auf der sicheren Seite zu sein: Keine Sorgen mehr um IT-Ausfälle, die Software immer auf dem aktuellsten Stand, geschützt vor Viren und vor Spam.

netzorange im Expertengespräch

Managed Services sind ein aktuelles Thema auf dem IT-Markt, der sich stetig weiterentwickelt – netzorange hat Kollegen aus der Branche gefragt, wie sie dazu stehen. Wichtige Fragen für uns waren dabei:

  • Warum sind Managed Services für mittelständische Unternehmen so empfehlenswert? In welchen Fällen vielleicht nicht?
  • Ist mit dem aktuellen Managed Services ein vollständiges Outsourcing der IT-Abteilung für den Kunden überhaupt möglich?
  • Geben Sie eine Prognose ab: Wie sehen Managed Services in 5 Jahren aus?

 

Managed Services sind unabhängig von Arbeitszeiten und Krankheitsfällen

Die Kosten für das Monitoring sind nicht so hoch wie die für einen internen IT-Mitarbeiter, der alle Systeme in regelmäßigen Abständen wartet und prüft. Aus diesem Grund sind Managed Services für mittelständische Unternehmen sehr lohnenswert. Außerdem laufen sie 24 Stunden, 7 Tage die Woche – unabhängig von Arbeitszeiten und Krankheitsfällen.
Ein Outsourcing der IT-Abteilung ist daher möglich und ratsam. Ein externer Dienstleister kann dadurch, dass er mehr Personal hat, besser Ausfälle in der IT-Abteilung kompensieren als der Kunde selbst. Der Kunde profitiert weiterhin von den breiter gefächerten und fundierten Kompetenzen des IT-Dienstleisters.
Die Produktpalette im Bereich Managed Services wird in Zukunft weiter wachsen: So ist heute schon zu sehen, dass die Nutzung von mobilen Endgeräten wie Tablets und Smartphones in Unternehmen stetig zunimmt. Dieser ‚Bring your own device‘-Trend ist nicht ohne Risiko – die Nachfrage nach einem speziellen Managed Service für diese Produkte wird also mit Sicherheit steigen.
Sebastian Pjede, netzorange IT-Dienstleistungen GmbH & Co. KG
Sebastian Pjede - netzorange IT-Dienstleistungen

 

IT-Outsourcing ist ein Muss für Unternehmen ohne IT-Personal

Karsten Agten - IT-On.NET GmbH Managed Services der IT dienen dem proaktiven Schutz von IT-Infrastrukturen vor Ausfällen, Performance-Verlusten und Angriffen von innen und außen. Aus diesem Grund sind sie für mittelständische Unternehmen unverzichtbar. Kann das eigene IT-Personal, sofern es im Unternehmen überhaupt existiert, diese Dienste nicht leisten, muss die Firmenleitung diese an externe IT-Dienstleister vergeben. Der Geschäftsführer ist für die Sicherheit und Verfügbarkeit der IT genauso verantwortlich wie für die Unternehmensergebnisse und eine ordnungsgemäße Buchhaltung. Er haftet letzten Endes für Schäden, die für das Unternehmen existenzielle Konsequenzen haben können. Schäden können entstehen, wenn die Produktion aufgrund von IT-Ausfällen stillsteht, die Logistikkette unterbrochen wird und Kunden nicht beliefert werden können oder der Webshop nicht verfügbar ist. Die Liste der Beispiele ist endlos und die Managed-Aufgabe daher extrem wichtig.
Für Unternehmen ohne IT-Personal ist das komplette Outsourcing des IT-Betriebs ein Muss, wie es für andere Unternehmensprozesse normal ist. Wer beschäftigt schon eine eigene Rechtsabteilung? Welche Unternehmen haben einen eigenen Steuerberater oder ihre eigene PR-Abteilung? IT ist in Produktions- und Handelsunternehmen, bei Finanzdienstleistern und Unternehmensberatern, Krankenhäusern und Arztpraxen kein Kerngeschäft. Somit ist es ein klar definierter Auslagerungsprozess. Der IT-Dienstleister hat in der Regel die Kompetenz und Erfahrung mit vielen IT-Herstellern/Produkten und IT-Kunden/Anforderungen, um diesen Job professionell übernehmen zu können.
Managed IT-Services werden insbesondere durch das Wachstum des Cloud-Marktes weiter benötigt. Die Anforderungen ändern sich, die Arbeit bleibt. Mittelständische Unternehmen legen IT-Aufgaben in die Cloud und müssen durch IT-Fachpersonal begleitet werden. Wo liegen meine Daten und sind meine Daten sicher? Das sind die Fragen, die vom kompetenten IT-Dienstleister beantwortet und verantwortet werden.

Karsten Agten, IT-On.NET GmbH

 

Ohne Managed Services verschwenden Unternehmen wertvolle Zeit

Der große Vorteil für mittelständische Unternehmen liegt sicher in den kalkulierbaren Kosten. Wo früher unregelmäßig und ungeplant hohe Investitionskosten angefallen sind, schaffen heute Managed Services Planungssicherheit.
Schwierig wird es in einem Unternehmen mit sehr heterogener IT-Landschaft und sehr niedrigem Standardisierungsgrad. Aber auch hier gibt es einzelne Bereiche, die sich hervorragend für Managed Services eignen. Ein Paradebeispiel hierfür sind Firewall-Lösungen, so sind bei bitfire mittlerweile 98% der Kunden-Firewalls in ein Managed Service Konzept eingebunden.
Weiterhin ist es gerade mit zunehmendem Fachkräftemangel äußerst wichtig, dass die Mitarbeiter eines Unternehmens ihrer eigentlichen Arbeit nachgehen können und nicht ihre wertvolle Zeit als interner Administrator verschwenden.
Ein vollständiges Outsourcing der IT-Abteilung ist natürlich heute schon möglich. Je homogener und standardisierter die IT-Landschaft des Unternehmens ist, desto einfacher ist dabei für den Managed Service Anbieter die Kalkulation und die Umsetzung der Dienste.
Die Anzahl an Managed Service Produkten wird stetig steigen. Gute Systemhäuser decken heute schon weit über 50% Ihrer monatlichen Kosten mit Umsätzen aus Managed Services ab. Der mittelständische Unternehmer hat dann endlich die gewünschte Transparenz innerhalb seiner IT-Kosten. Durch ordentliche Leistungsbeschreibungen weiß er schon im Voraus genau, was er für welches Geld bekommt.

Holger Fries, bitfire GmbH
Holger Fries - bitfire GmbH

 

Vorteil von Managed Services: Der Kunde kann sich sein IT-Paket individuell zusammenstellen

Hollmann IT GmbH Durch das permanente Monitoring der Server, Desktops und gebuchten Dienste unserer Kunden werden aufkommende Fehler und Probleme sofort erkannt und können behoben werden, bevor sie Systemausfälle und damit Arbeitsausfälle auf Seiten des Kunden verursachen und höhere Kosten nach sich ziehen.
Die Standardisierung der Administration erlaubt günstige Angebotspreise, von denen die Kunden profitieren, ohne Abstriche in der Sicherheit und Qualität der Dienstleistung machen zu müssen. Positiv aus Kundensicht ist außerdem der kalkulierbare monatliche Festpreis. Die Hollmann IT deckt beispielsweise mit verschiedenen Bausteinen und Service-Levels die Bereiche Desktop Service, Server Service, Viren-/Spamschutz, Online-Sicherheit und Revisionssichere E-Mail-Archivierung ab. Hier kann sich der Kunde nach individuellen Bedürfnissen und finanziellen Mitteln sein IT-Sicherheitspaket zusammenstellen und weiß durch die monatlichen Festkosten, was finanziell auf ihn zukommt.
Als Managed Service anbieten kann man alle regelmäßig anfallenden Dienste. Nicht in das Schema passen einmalig anfallende Leistungen und Projekte.
Immer mehr unserer Kunden decken einen großen Teil ihrer nachgefragten IT-Dienstleistungen über unsere Managed Services ab. Je nach Größe des Unternehmens und nach gebuchten Service-Bausteinen reicht dies tatsächlich aus, um eine sichere Performance der IT zu gewährleisten. Gerade bei größeren Unternehmen wird – je nach Mentalität der Mitarbeiter – aber auch Wert auf einen persönlichen Ansprechpartner sowie regelmäßigen Vor-Ort-Service gelegt. Wir bieten hierfür eine Lösung, indem wir auch hier – individuelle – Servicepauschalen anbieten, die allerdings weitaus schwerer zu kalkulieren sind.
Sicherlich wird sich der Markt für Managed Services weiterhin rasant entwickeln.

Frauke Wohlers, Hollmann IT GmbH

 

Managed Services werden sich verdoppeln

Gerade mittelständische Unternehmen haben betriebswirtschaftliche und IT-strategische Vorteile beim Managed Service. Die Verantwortung und das Risiko für den Systembetrieb werden hierbei übertragen, jedoch keine Infrastruktur- oder Personalressourcen.
Ebenso können, bei der stetigen Überwachung der Systeme via Monitoring, Probleme früher erkannt und behoben werden, daraus folgt eine erhebliche Zeit- und Kostenersparnis. Eine tägliche Verfügbarkeit und ein störungsfreier Betrieb werden somit gewährleistet.
Dadurch, dass Laufzeit, Leistungen und Kosten als Verrechnungsparameter in einer Servicevereinbarung auf den Kunden zugeschnitten besprochen werden, ist das IT-Budget Planungssicher.
Je nach Kundengröße ist ein Outsourcing auf jeden Fall möglich. Denn eine unternehmenseigene IT-Abteilung lohnt sich erst ab ca. 100 Clients.
Meines Erachtens wird sich die Zahl an Managed Service-Nutzern in 5 Jahren verdoppeln.

Mario Bauer, StarCom-Bauer GmbH
Mario Bauer - StarCom-Bauer GmbH

 

Fazit

Die Experten sind sich einig – Managed Services sind je nach Unternehmensgröße eine gute Entscheidung, wenn es um die IT geht. Als häufigste Gründe werden die kalkulierbaren Kosten, Sicherheit für die Systeme sowie Zeitersparnis und Kompetenz mit einem externen Dienstleister genannt.
Auch der Aspekt des Outsourcens wird herausgestellt: ein Outsourcing der IT-Abteilung ist möglich und sinnvoll und sollte in Zukunft so selbstverständlich werden wie das Outsourcing anderer Unternehmensbereiche, wie zum Beispiel der Finanzen an einen Steuerberater. Der persönliche Ansprechpartner, sprich der frühere IT-Verantwortliche des Unternehmens, fällt dadurch nicht weg, denn die Systemhäuser bieten hierfür zusätzliche Leistungen an.
Die IT-Experten prophezeien den Managed Services eine sehr gute Zukunft. Sie gehen davon aus, dass der Markt weiter wachsen und der Bedarf somit weiter steigen wird.

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Über die Autorin
Deborah Brittner
kümmert sich seit Juli 2014 um den Bereich Marketing und Kommunikation bei netzorange und ist damit auch verantwortlich für die Website und den IT-Blog. Sie versteht es, mit Worten umzugehen und kann ein noch so technisches Produkt verständlich erklären.