Glip – so geht Teamwork heute

Das allgegenwärtige Kommunikationsmittel in deutschen Unternehmen ist die E-Mail. Wenn ein gemeinsames Arbeitsprojekt auf dem Plan steht, gehen häufig mehrere hundert E-Mails zwischen den Teammitgliedern hin und her. In dem dadurch entstehenden Datenwust beginnen die Beteiligten erfahrungsgemäß nach einiger Zeit den Überblick zu verlieren. Dateien werden nicht wiedergefunden, Aufgaben wegen untergegangener Nachrichten mehrfach oder sogar gar nicht bearbeitet. Diesem Chaos hat Glip, ein innovatives und kostenloses Projektmanagement-Tool, den Kampf angesagt. Aber was kann solch ein sich noch in Entwicklung befindendes, kostenfreies Tool wirklich leisten? In diesem Beitrag stellen wir Ihnen die Funktionen und Möglichkeiten vor und ziehen abschließend ein Fazit, ob Glip den Arbeitsalltag erleichtert und hält, was es verspricht.

Woher kommt das „Facebook für Unternehmen“?

Glip versteht sich als Teamworking-Plattform und wurde von vier IT-Spezialisten aus den USA entwickelt. Seit 2013 ist das mit einem Augenzwinkern genannte „soziale Netzwerk für Unternehmen“ nun online. Anders als bei Facebook und Co. steht bei Glip natürlich nicht der Unterhaltungsfaktor, sondern die gemeinsame Arbeit an einem Projekt im Mittelpunkt – darauf sind die den Nutzern zur Verfügung gestellten Funktionen ausgerichtet. Um Glip erfolgreich nutzen zu können, muss das Unternehmen einmalig von einem selbstgewählten Administrator registriert werden. Glip ist in seiner Grund-Version kostenlos und existiert bisher nur in englischer Sprache. Bei Bedarf kann diese Version mit weiteren Funktionen zu einer Basic- oder Pro-Version aufgestockt werden, wodurch monatliche Kosten in Höhe von 5$ bzw. 50$ pro Nutzer entstehen. netzorange nutzt seit sechs Monaten die kostenlose Version von Glip. Nach einer anfänglichen Testphase mit drei Mitarbeitern arbeiten mittlerweile fast alle Orangen gerne mit dem Projektmanagement-Tool und setzen es täglich ein.

Aufbau der Kollaborations-Plattform Glip: übersichtlich und klar

Die Ansicht der Startseite ist unterteilt in drei Bereiche. Links befindet sich die Menüleiste mit Suchfeld, persönlichen Einstellungen, der Auflistung der einzelnen Mitglieder und Teams, sowie den Buttons zu den einzelnen Funktionen (dazu später mehr). In der Mitte ist das Chatfenster des gerade aufgerufenen Teams zu sehen. Rechts befindet sich eine Übersichtsleiste zu dem Team, die die jeweiligen Mitglieder und deren geteilte Inhalte auflistet. Die Bereiche lassen sich größer und kleiner ziehen und auch farblich anpassen.

Das Herz von Glip – die Chatoberfläche

Zu bearbeitende Projekte lassen sich in sogenannten “Teams” anlegen, die mithilfe der Chatoberfläche visualisiert und organisiert werden können. Die Teams bestehen aus den Personen, die im Unternehmen gemeinsam an einem Projekt arbeiten. Nach einer kurzen Erst-Anmeldung und Erstellung eines persönlichen Profils können die Mitarbeiter zu den Teams hinzugefügt werden oder selber Teams anlegen. Der gesamte Registrierungsvorgang dauert nur wenige Minuten und ist zügig abgeschlossen. Auch externe Personen, zum Beispiel aus Partnerunternehmen, können in die Teams eingefügt werden. Diese werden dann als „Gäste“ gekennzeichnet. Bei einer nachträglichen Hinzufügung können auch die neuen Mitglieder den gesamten Chatverlauf lesen, was zeitraubende Wiederholungen und häufiges Nachfragen erspart.
Die Teammitglieder kommunizieren im Chatfenster untereinander mittels Kommentaren, vergleichbar mit den Pinnwandeinträgen in sozialen Netzwerken. Die Posts können sogar geliked werden. Im Chat kann man zudem Dateien hochladen und Aufgaben verteilen sowie gemeinsam an Notizen und Übersichten arbeiten. Werden Links geteilt, erscheint eine Seitenvorschau.
Der Verlauf im Chatfenster gibt also zum einen den Überblick über die Projekthistorie und den Arbeitsfortschritt. Zum anderen beinhaltet er alle wichtigen Materialien, die von Beginn bis zum Ende des Projekts hochgeladen werden. Wird ein Projekt abgeschlossen oder aufgeschoben, kann es archiviert und bei Bedarf auch wieder reaktiviert werden.

Innovative Funktionen für eine effiziente Zusammenarbeit

Neben den Kommentaren im Chatfenster kann man auch im Einzelchat mit einer Person oder im Gruppenchat mit mehreren kommunizieren – z.B. um Aufgaben, die nicht alle betreffen, im kleinen Kreis zu besprechen. Auch hier besteht die Möglichkeit, Dateien und Inhalte zu teilen.
Die Möglichkeit zur Aufgabenverteilung ist besonders praktisch und gut organisiert. Jedes Teammitglied kann sowohl für sich selbst als auch für die anderen Mitglieder Aufgaben erstellen. Deadlines können gesetzt und der Arbeitsfortschritt in Prozent angegeben werden. Bei der Öffnung von Glip wird man an seine ausstehenden Aufgaben erinnert. Nachdem eine Aufgabe erfolgreich erledigt worden ist, kann sie offiziell abgehakt werden. Eine Benachrichtigung ans Team darüber erfolgt automatisch.
Innerhalb der Teams können Notizen erstellt werden, an denen gemeinsam gearbeitet werden kann. Die Notizfunktion ist wie ein digitales Whiteboard zur Ideensammlung oder Strukturierung von Arbeitsschritten. Jedes Mitglied des Teams kann die Notiz bearbeiten und verändern – so greifen alle stets auf die aktuellste Version zu. Neben Bildern, Videos und Tabellen können auch Markierungen eingefügt werden, mithilfe derer man Kommentare zum Inhalt der Notiz exakt an der gewünschten Stelle platzieren kann.

Ein weiteres nützliches Element ist der gemeinsame Kalender, der die Aufgabendeadlines und Termine aller Teams anzeigt, in denen man Mitglied ist. In der Navigationsleiste kann man die Kalenderansicht personalisieren und sich zum Beispiel nur Aufgaben und Termine zu einem bestimmten Team, sprich Projekt, anzeigen lassen. Außerdem ist es möglich, einen externen Kalender (z.B. aus Outlook) mit dem Glip-Kalender zu verknüpfen.

Diese Verknüpfung lässt sich in der Rubrik „Integrations“ einstellen, in der Glip zahlreiche integrierte Lösungen anbietet. Hier sind u.a. Dropbox, Drive und Evernote vertreten. Über Glip kann man auf die dort gespeicherten Inhalte zugreifen und diese wiederum auf der Plattform hochladen.

Zudem ist es mittels der Lösung „Email to Glip“ möglich, eine Verknüpfung mit dem lokalen E-Mail-Postfach herzustellen. Falls gewünscht, erhält man über jede Neuerung eine Nachricht und kann darauf auch direkt aus dem Postfach reagieren. So kann unter anderem eine neue hochgeladene Datei im Chatfenster per Mail kommentiert werden.

Flotter Support und kostenfreie mobile Lösungen

Der Glip-Support tritt in Form des Maskottchens Kip auf. Kip ist unter den Kontakten in der Menüleiste eingespeichert und kann im Einzelchat angeschrieben werden. Es beantwortet gestellte Fragen sehr schnell, nur die Kommunikation muss natürlich auf Englisch geschehen – Glip wurde, wie zu Anfang schon erwähnt, von Amerikanern entwickelt. Kip nimmt auch gerne Feedback und Anregungen entgegen, da Glip eine junge Plattform ist, die ständig verbessert und weiterentwickelt wird. So konnte netzorange bereits die Einführung der Archivierungsfunktion „miterleben“, die wir uns gewünscht hatten und genug andere User wohl auch.

Für den PC ist ein Desktop Notifier verfügbar, der zusätzlich installiert werden kann. Das Icon blinkt auf, wenn ein Teammitglied online oder offline geht und wenn neue Nachrichten eintreffen. So bleibt man informiert, auch wenn die Plattform nicht geöffnet ist. Unter „Einstellungen“ kann diese Erinnerungsfunktion auch jederzeit wieder deaktiviert werden.

Für iPhones sowie Android-Smartphones gibt es eine kostenlose Glip-App. Die App hat nahezu alle Funktionen wie die PC-Version und wird derzeit von netzorange-Marketingleiter Ralf Teelen getestet.

Kleine Schwächen des Online-Tools

Manche Glip-Funktionen sind noch nicht optimal gelöst, so gibt es keinen Papierkorb, aus dem man versehentlich gelöschte Posts oder Notizen wiederherstellen könnte. Dies ist zwar immerhin über den Support Kip möglich, dauert allerdings etwas länger. Auch gibt es die Plattform nur in der englischen Version, was unter Umständen für manches Unternehmen ein KO-Kriterium sein könnte. Zudem muss man sich darüber im Klaren sein, dass man mit der Benutzung von Glip Daten online betreibt. Ein weiteres Manko ist, dass sich die Teams noch nicht untereinander strukturieren und in ihrer Wichtigkeit ordnen lassen. Man kann lediglich Favoriten festlegen oder auch die Teams mit Farben kennzeichnen, jedoch nur für sich selbst. Hierzu gibt es aber Ideen der Glip-Entwickler, die dieses Jahr eine Möglichkeit zur übergreifenden Strukturierung von Teams umsetzen wollen – wir sind gespannt.

Unser Fazit: Ausprobieren!

Glip besticht vor allem durch seine einfache Handhabung und die Vielfalt der Funktionen. Die Bildung von Teams und die Visualisierung der Arbeitsschritte im Chatfenster geben eine umfangreiche Übersicht über gemeinsame Projekte und erleichtern so die Kommunikation unter Kollegen enorm. Die Anzahl unnötiger E-Mails wird deutlich reduziert, alle haben automatisch Zugriff auf die wichtigsten Materialien und Deadlines für Aufgaben werden besser eingehalten. Nicht umsonst heißt der Glip-Slogan: Team Productivity! Die wenigen Dinge, die Grund zur Bemängelung an dem Tool geben, werden durch den einwandfreien Support und die stetige Weiterentwicklung wieder wettgemacht. Insgesamt kann netzorange Glip uneingeschränkt weiterempfehlen. Probieren Sie das Projektmanagement-Tool doch auch einmal aus!